[doc. web n. 10209660]

Parere su istanza di accesso civico - 9 dicembre 2025

Registro dei provvedimenti
n. 744 del 9 dicembre 2025

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

VISTO il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27/4/2016, «relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati)» (di seguito “RGPD”);

VISTO l’art. 154, comma 1, lett. g), del Codice in materia di protezione dei dati personali - d. lgs. 30/6/2003, n. 196 (di seguito “Codice”);

VISTO l’art. 5, del d.lgs. n. 33 del 14/3/2013, recante «Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni»;

VISTA la Determinazione n. 1309 del 28/12/2016 dell’Autorità Nazionale Anticorruzione-ANAC, adottata d’intesa con il Garante, intitolata «Linee guida recanti indicazioni operative ai fini della definizione delle esclusioni e dei limiti all’accesso civico di cui all’art. 5 co. 2 del d.lgs. 33/2013», in G.U. serie generale n. 7 del 10/1/2017 e in https://www.anticorruzione.it/-/determinazione-n.-1309-del-28/12/2016-rif.-1 (di seguito “Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico”);

VISTO il provvedimento del Garante n. 521 del 15/12/2016, contenente la citata «Intesa sullo schema delle Linee guida ANAC recanti indicazioni operative ai fini della definizione delle esclusioni e dei limiti all’accesso civico», in www.gpdp.it, doc. web n. 5860807;

VISTA la richiesta di parere del Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza del Comune di Sarroch, presentata ai sensi dell’art. 5, comma 7, del d.lgs. n. 33/2013 recante «Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni»;

CONSIDERATO che il predetto art. 5, comma 7, prevede che il Garante si pronunci entro il termine di dieci giorni dalla richiesta;

RITENUTO che il breve lasso di tempo per rendere il previsto parere non permette allo stato la convocazione in tempo utile del Collegio del Garante;

RITENUTO quindi che ricorrono i presupposti per l’applicazione dell’art. 5, comma 7, del Regolamento n. 1/2000 sull’organizzazione e il funzionamento dell’ufficio del Garante, nella parte in cui è previsto che «Nei casi di particolare urgenza e di indifferibilità che non permettono la convocazione in tempo utile del Garante, il presidente può adottare i provvedimenti di competenza dell’organo, i quali cessano di avere efficacia sin dal momento della loro adozione se non sono ratificati dal Garante nella prima riunione utile, da convocarsi non oltre il trentesimo giorno» (in www.gpdp.it, doc. web, n. 1098801);

Vista la documentazione in atti;

PREMESSO

Con la nota in atti il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT) del Comune di Sarroch ha chiesto al Garante il parere previsto dall’art. 5, comma 7, del d. lgs. n. 33/2013, nell’ambito del procedimento relativo a una richiesta di accesso.

Dagli atti risulta che, in occasione di alcuni eventi che hanno interessato gli impianti della raffineria (emissioni in torcia, rumori e disagi avvertiti dai residenti ecc.) e che hanno comportato emissioni in atmosfera, è stata presentata una richiesta di accesso al predetto Comune aventi a oggetto copia:

- «della richiesta formale trasmessa dal Comune a [società identificata in atti] nella giornata del 26/09/2025» e «delle eventuali risposte, report o documenti tecnici ricevuti dalla società». Il soggetto istante ha inoltre chiesto al Comune «di precisare la durata effettiva [dell’evento], indicando l’orario ufficiale di cessazione», nonché «di acquisire e rendere pubbliche le informazioni relative a:

- sostanze e prodotti inviati in torcia durante il disservizio e il riavvio dell’impianto;

- quantità effettive di catalizzatore perse in atmosfera, con indicazione delle tonnellate reintegrate al termine del riavvio».

Successivamente, il medesimo soggetto istante ha chiesto di acquisire e ricevere copia di ulteriori dati e informazioni di tipo tecniche riguardanti il medesimo evento ai sensi di numerose discipline, fra cui il d. lgs. n. 195 del 19/9/2005 in materia di «accesso del pubblico all'informazione ambientale», il d. lgs. 33/2013 in materia di obblighi di trasparenza e la l. n. 241 del 7/8/1990 in materia di accesso documentale.

Dagli atti risulta che l’amministrazione ha fornito due riscontri al soggetto istante, inviando copia dei documenti richiesti, qualificando l’istanza come “accesso civico generalizzato”.

Ciononostante, il soggetto istante si è rivolto al RPCT del Comune con due istanze lamentando che i «documenti ricevuti risultano parzialmente anonimizzati, con oscuramento dei nominativi e delle qualifiche professionali dei tecnici firmatari della società» e rappresentando, al riguardo, una violazione della disciplina in materia ambientale e della normativa in materia di trasparenza e accesso civico.

OSSERVA

1. Introduzione

La disciplina di settore in materia di accesso civico contenuta nel d.lgs. n. 33/2013 prevede che «allo scopo di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche e di promuovere la partecipazione al dibattito pubblico, chiunque ha diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione ai sensi del presente decreto, nel rispetto dei limiti relativi alla tutela di interessi giuridicamente rilevanti secondo quanto previsto dall’articolo 5-bis» (art. 5, comma 2).

La medesima normativa sancisce che l’accesso civico è rifiutato, fra l’altro, «se il diniego è necessario per evitare un pregiudizio concreto alla tutela [della] protezione dei dati personali, in conformità con la disciplina legislativa in materia» (art. 5-bis, comma 2, lett. a). Per dato personale si intende «qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (“interessato”)» e si considera “identificabile” «la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale» (art. 4, par. 1, n. 1, RGPD).

Ciò premesso, occorre avere presente che nelle valutazioni da effettuare in ordine alla possibile ostensione di dati personali (o documenti che li contengono) tramite l’istituto dell’accesso civico, deve essere tenuto in considerazione che – a differenza dei documenti a cui si è avuto accesso ai sensi della l. n. 241/1990 – i dati e i documenti che si ricevono a seguito di una istanza di accesso civico divengono «pubblici e chiunque ha diritto di conoscerli, di fruirne gratuitamente e di utilizzarli e riutilizzarli ai sensi dell’articolo 7», sebbene il loro ulteriore trattamento vada in ogni caso effettuato nel rispetto dei limiti derivanti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali (art. 3, comma 1, del d.lgs. n. 33/2013). Di conseguenza, è anche alla luce di tale amplificato regime di pubblicità dell’accesso civico che va valutata l’esistenza di un possibile pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali dei soggetti controinteressati, in base al quale decidere se rifiutare o meno l’accesso ai dati, informazioni o documenti richiesti.

Inoltre, è necessario rispettare, in ogni caso, i principi sanciti nel RGPD di «limitazione della finalità» e di «minimizzazione dei dati», in base ai quali i dati personali devono essere «raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità», nonché «adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati» (art. 5, par. 1, lett. b e c, del RGPD).

In tale contesto, occorre altresì tenere conto delle ragionevoli aspettative di confidenzialità degli interessati e della non prevedibilità delle conseguenze derivanti a questi ultimi dalla conoscibilità da parte di chiunque dei dati personali richiesti (cfr. par. 8.1 delle Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico, cit.).

2. Il caso sottoposto all’attenzione del Garante

Dagli atti risulta un complesso procedimento di accesso in cui si richiamano contemporaneamente diverse discipline – riguardanti l’accesso ambientale, l’accesso civico e l’accesso documentale – aventi limiti e procedure diverse.

I documenti oggetto di accesso, come rappresentato dal RPCT nella richiesta di parere al Garante, «comprendono email, PEC e report che contengono diversi dati personali, in particolare per quanto qui di interesse:

- i nominativi dei firmatari dei documenti;

- i nominativi dei destinatari diretti;

- i nominativi dei soggetti inseriti solo per conoscenza (Cc), che non intervengono sul contenuto degli atti».

In tale contesto, per i profili di competenza di questa Autorità, limitati – ai sensi della disciplina richiamata dal d. lgs. n. 33/2013– alle sole questioni relative alla protezione dei dati personali nel procedimento inerente all’accesso civico generalizzato, si rappresenta quanto segue.

Dagli atti risulta che il soggetto istante ha ricevuto la documentazione richiesta tramite l’esercizio del diritto di accesso, fra cui anche scambi di e-mail tra il Comune e società esterne. Dall’analisi dei documenti oggetto di accesso civico, trasmessi dal RPCT ai fini dell’istruttoria, è emerso che i dati oscurati riguardano essenzialmente: i nominativi di soggetti esterni in comunicazioni scambiate tramite posta elettronica e relativi indirizzi e-mail personali appartenenti al dominio societario; la firma autografa dell’amministratore delegato di una società esterna; il nome del gestore della società che controlla l’impianto, le generalità e il numero di telefono della persona che ha compilato il rapporto, i nominativi del direttore generale di un ente e di un funzionario di cui sono però riportate le qualifiche.

In ordine a tali documenti il RPCT – sempre nella richiesta di parere al Garante – ha aggiunto che l’ente ha «ritenuto di riscontrare le istanze inviando gli atti richiesti e oscurando i nominativi ivi contenuti» e ha precisato, altresì, «che, in sede di primo invio, per errore in alcune comunicazioni erano state oscurate le qualifiche di alcuni dei soggetti coinvolti, pertanto a seguito della richiesta di riesame del cittadino si sta provvedendo a inoltrare nuovamente i documenti con il dato indicato visibile».

Ciò precisato, in relazione alle ulteriori informazioni personali, quali dati anagrafici e di contatto, si rileva che i soggetti controinteressati non sono stati coinvolti nel procedimento di accesso civico, impedendogli di presentare un’eventuale motivata opposizione secondo l’art. 5, comma 5, del d. lgs. n. 33/2013.

Tuttavia, al riguardo, anche nelle Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico è evidenziato che l’accesso generalizzato è servente rispetto alla conoscenza di dati e documenti detenuti dalla p.a. «Allo scopo di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche e di promuovere la partecipazione al dibattito pubblico» (art. 5, comma 2, del d. lgs. n. 33/2013). Di conseguenza «quando l’oggetto della richiesta di accesso riguarda documenti contenenti informazioni relative a persone fisiche (e in quanto tali “dati personali”) non necessarie al raggiungimento del predetto scopo, oppure informazioni personali di dettaglio che risultino comunque sproporzionate, eccedenti e non pertinenti, l’ente destinatario della richiesta dovrebbe accordare l’accesso parziale ai documenti, oscurando i dati personali ivi presenti» (par. 8.1).

Secondo ANAC, inoltre, in attuazione dei predetti principi, l’amministrazione «nel dare riscontro alla richiesta di accesso generalizzato, dovrebbe in linea generale scegliere le modalità meno pregiudizievoli per i diritti dell’interessato, privilegiando l’ostensione di documenti con l’omissione dei “dati personali” in esso presenti, laddove l’esigenza informativa, alla base dell’accesso generalizzato, possa essere raggiunta senza implicare il trattamento dei dati personali. In tal modo, tra l’altro, si soddisfa anche la finalità di rendere più celere il procedimento relativo alla richiesta di accesso generalizzato, potendo accogliere l’istanza senza dover attivare l’onerosa procedura di coinvolgimento del soggetto “controinteressato” (art. 5, comma 5, del d. lgs. n. 33/2013)» (ibidem).

In tale contesto, il RPCT del Comune nella richiesta di parere al Garante ha anche precisato che:

- «per i firmatari o destinatari degli atti il cui nome è pubblico in quanto contenuto in pubblici registri (ad esempio l’amministratore delegato o il rappresentante legale della [società]) la comunicazione del dato non incide ai fini della tutela della privacy dell’interessato essendo il dato già noto […]. Lo stesso ragionamento sembra valere per coloro i quali esercitano la propria funzione all’interno di un organismo pubblico […]. In questo stesso senso sono sempre stati visibili i nominativi dei funzionari del Comune o degli amministratori presenti nei documenti […]»;

- «Quanto invece agli altri soggetti coinvolti, si è ritenuto di oscurarne i nominativi in quanto ai fini del soddisfacimento del bisogno conoscitivo del richiedente certamente necessario risulta conoscere la qualifica del firmatario e/o dal destinatario del documento – la quale fornisce informazioni sulle competenze del soggetto -, mentre la conoscenza dei nomi dei tecnici coinvolti (in particolare la raffineria e la ditta appaltatrice del servizio di rilevamento dei dati ambientali) non risulta rilevante non apportando nessun elemento in più alla comprensione del contenuto del documento»;

- «Quanto detto è tanto più vero per i nomi dei destinatari in copia conforme delle comunicazioni che neppure svolgono un ruolo attivo nella formazione del contenuto e la cui identificazione è del tutto irrilevante ai fini dell’accesso […]».

In tale contesto, tenendo conto delle osservazioni del RPCT e della correzione di eventuali errori nell’oscuramento dei documenti trasmessi di cui si è dato conto nella richiesta di parere al Garante – ai sensi della normativa vigente e delle indicazioni contenute nelle Linee guida dell’ANAC – dagli atti non emergono motivi che nel caso in esame possano consentire di discostarsi dal provvedimento di accoglimento – seppur con alcuni dati personali oscurati – dell’accesso civico adottato dal Comune ai documenti richiesti. Ciò in quanto la conoscenza derivante da un eventuale accoglimento della richiesta di accesso civico ai dati oscurati (quali nominativi, dati di contatto e firme autografe), anche considerando il particolare regime di pubblicità dei dati e informazioni ricevuti tramite l’istituto dell’accesso civico (cfr. art. 3, comma 1, d. lgs. n. 33/2013), determina un’interferenza ingiustificata e sproporzionata nei diritti e libertà dei controinteressati, in violazione del principio di minimizzazione dei dati (art. 5, par. 1, lett. c, del RGPD). 

Si invita pertanto l’amministrazione a integrare i provvedimenti di riscontro dell’accesso civico, precisando nella motivazione le valutazioni alla base della necessità di oscurare alcuni dati personali presenti nella documentazione fornita tramite l’accesso civico generalizzato. 

Per completezza, considerando che il soggetto istante ha richiamato anche la disciplina in materia di accesso ambientale nonché la necessità di tutelare un proprio e specifico interesse, si ricorda non bisogna confondere l’istituto dell’accesso civico generalizzato – riconosciuto a chiunque (indipendentemente dalla qualifica soggettiva posseduta e dalla motivazione) a cui si applicano i limiti di cui all’art. 5-bis del d. lgs. n. 33/2013 (e il bilanciamento caso per caso che esso implica dato il particolare regime di pubblicità) – dai diversi diritti di accesso in materia ambientale oppure di accesso documentale riconosciuto a chi dimostra di essere titolare di un interesse qualificato.

Per questi profili, resta ferma ogni ulteriore valutazione dell’amministrazione destinataria dell’istanza in ordine alla eventuale ostendibilità delle informazioni, anche personali, richieste secondo la diversa disciplina in materia di accesso ambientale anche ai sensi della disciplina statale in materia di trasparenza, laddove è previsto che «In materia di informazioni ambientali restano ferme le disposizioni di maggior tutela già previste dall’articolo 3-sexies del decreto legislativo 3 aprile 2006 n. 152, dalla legge 16 marzo 2001, n. 108, nonché dal decreto legislativo 19 agosto 2005 n. 195» (art. 40 del d. lgs. n. 33/2013).

Analogamente, resta ferma ogni autonoma valutazione dell’amministrazione sull’esistenza di «un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso» e dei presupposti per l’esercizio del diverso accesso ai documenti amministrativi secondo la procedura e i limiti di cui agli artt. 22 ss. della l. n. 241/1990.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

esprime parere nei termini suesposti in merito alla richiesta del Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza del Comune di Sarroch, ai sensi dell’art. 5, comma 7, del d. lgs. n. 33/2013. 

In Roma, 9 dicembre 2025

IL PRESIDENTE
Stanzione