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Trattamenti dei dati sensibili e giudiziari presso l'Istituto italiano per l'Africa e l'Oriente - 28 giugno 2006 [1318527]

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[doc. web n. 1318527]

Trattamenti dei dati sensibili e giudiziari presso l´Istituto italiano per l´Africa e l´Oriente - 28 giugno 2006

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

Vista la richiesta di parere sullo schema di regolamento presentata dall´Istituto italiano per l´Africa e l´Oriente in data 24 maggio 2006 (prot. n. 1405);

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell´Ufficio, formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante, n. 1/2000;

Relatore il dott. Giuseppe Chiaravalloti;

PREMESSO:

L´Istituto italiano per l´Africa e l´Oriente ha chiesto il parere del Garante in ordine ad uno schema di regolamento per i trattamenti dei dati sensibili e giudiziari da esso effettuati.

L´Istituto, al pari degli altri soggetti pubblici, può trattare i dati sensibili e giudiziari solo in base ad un´espressa disposizione di legge nella quale siano specificati i tipi di dati, le operazioni eseguibili e le finalità di rilevante interesse pubblico perseguite. In presenza di una disposizione primaria che si limiti a specificare unicamente la finalità di rilevante interesse pubblico è necessario che, con un atto di effettiva natura regolamentare, siano identificati e resi pubblici i tipi di dati sensibili o giudiziari, nonché le operazioni eseguibili in relazione alle finalità perseguite nei singoli casi.

A tale scopo, l´Istituto è tenuto ad adottare o promuovere un atto di natura regolamentare conforme al parere reso dal Garante. In questa prospettiva, il predetto schema identifica i tipi di dati che detto Istituto intende trattare, con le operazioni individuate in relazione alle specifiche finalità perseguite nei singoli casi (art. 20, comma 2, del Codice).

OSSERVA:

1. Considerazioni generali
Nello schema di regolamento in esame dovrà essere menzionata, eventualmente nelle premesse, l´acquisizione del presente parere ai sensi dell´art. 154, comma 1, lett. g), del Codice.

Nell´articolato dello schema è necessario menzionare le disposizioni del Codice che prevedono le finalità di rilevante interesse pubblico per le quali è consentito all´Istituto il trattamento di dati sensibili e giudiziari (art. 2).

2. Gestione del rapporto di lavoro (scheda n. 1)
Con riferimento ai tipi di dati, si rileva che non risultano individuate nella scheda in esame alcune informazioni essenziali per svolgere le attività di instaurazione e gestione dei rapporti di lavoro costituiti a vario titolo presso l´Istituto, e strettamente connesse alle finalità di cui all´art. 112 del Codice. A titolo esemplificativo, si segnala l´eventualità che risulti indispensabile trattare dati idonei a rivelare le convinzioni religiose dell´interessato –dati che, invece, sono menzionati nella descrizione sintetica del trattamento- nel caso in cui lo stesso richieda, per ragioni attinenti all´appartenenza a determinate confessioni, la concessione di particolari permessi come quelli previsti dalla legge 8 marzo 1989, n. 101. Potrebbe rivelarsi necessario, altresì, trattare informazioni relative alla salute dei familiari del dipendente (peraltro, menzionate anch´esse nella descrizione sintetica del trattamento) o idonee a rivelare la vita sessuale, in caso di rettificazione di attribuzione di sesso.

Tra i tipi di dati trattati potrebbe risultare parimenti indispensabile utilizzare dati  relativi alle "convinzioni" di genere diverso rispetto a quelle religiose o filosofiche (art. 4, comma 1, lett. d) del Codice). Tali convinzioni potrebbero, in particolare, venire in evidenza dalla documentazione connessa all´eventuale svolgimento, da parte dell´interessato, del servizio di leva come obiettore di  coscienza.

Si evidenzia altresì la possibilità che possa divenire indispensabile utilizzare dati idonei a rivelare l´origine etnica degli interessati, ove questi ultimi richiedano il riconoscimento dei particolari benefici riconosciuti dalla legge 24 maggio 1970, n. 336 in favore di internati in campi di sterminio e di loro congiunti, nonché dati relativi alle convinzioni politiche –di cui, peraltro, risulta menzione nella sezione dedicata alle comunicazioni- ove l´Istituto fornisca al Dipartimento della funzione pubblica gli elenchi nominativi del personale collocato in aspettativa, in quanto chiamato a ricoprire una funzione pubblica elettiva (art. 50, comma 4, d.lg. 30 marzo 2001, n. 165).

Valuti pertanto l´amministrazione richiedente se sia opportuno o meno integrare lo schema di regolamento con le suddette categorie di dati. Nel solo caso in cui da tale valutazione detta opportunità emerga, lo schema integrato dovrà essere sottoposto nuovamente al parere del Garante, evidenziando le nuove tipologie di dati che dovranno essere delimitate rigorosamente nel rispetto del principio di stretta indispensabilità, specificando le finalità perseguite e le eventuali disposizioni normative che ne costituiscono il presupposto (art. 22 del Codice).
 
3. Ulteriori osservazioni
Nello schema di regolamento non risultano riferimenti al trattamento di dati personali relativi all´attività di riconoscimento di benefici connessi all´invalidità civile e derivante da cause di servizio e di altri benefici derivanti dal riconoscimento di inabilità a svolgere l´attività lavorativa, nonché all´attività di gestione del contenzioso e alla formazione in ambito professionale, superiore o universitario, riconducibile alle finalità di rilevante interesse pubblico individuate negli articoli 68, 71 e 95 del Codice.

Valuti pertanto l´amministrazione richiedente se sia opportuno o meno integrare lo schema di regolamento anche sotto questi profili, predisponendo nello schema integrato, da sottoporre nuovamente al parere del Garante, specifiche schede per individuare i tipi di dati trattati e le operazioni in concreto eseguite.

4. Conclusioni
L´Istituto italiano per l´Africa e l´Oriente è invitato a conformare lo schema in esame alle indicazioni formulate nei punti da 1 a 3 e nel presente punto, tenendo presente che il trattamento dei dati sensibili e giudiziari non potrà essere effettuato in difformità dalle indicazioni medesime, e che l´individuazione dei tipi di dati e delle operazioni eseguibili dovrà essere effettuata necessariamente con un atto di effettiva natura regolamentare ai sensi dell´art. 20, comma 2, del Codice, suscettibile di produrre effetti giuridici per gli interessati.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

ai sensi dell´art. 154, comma 1, lett. g) del Codice, esprime parere favorevole sullo schema di regolamento trasmesso dall´Istituto italiano per l´Africa e l´Oriente, a condizione che siano rispettate le indicazioni fornite nei punti da 1 a 4, riguardanti:

  • l´indicazione del parere del Garante e delle disposizioni del Codice che prevedono le finalità di rilevante interesse pubblico per le quali è consentito all´Istituto il trattamento di dati sensibili e giudiziari;
  • la verifica relativa all´eventuale utilizzo di ulteriori tipi di dati rispetto a quelli individuati, indispensabili a realizzare le attività connesse alla finalità di gestione del rapporto di lavoro (scheda n. 1);
  • la verifica relativa alla predisposizione di distinte schede (indicanti le disposizioni di legge che autorizzano il trattamento, le finalità di rilevante interesse pubblico, i tipi di dati trattati, le operazioni su di questi eseguite e la sintetica descrizione) riguardanti, rispettivamente, le attività di riconoscimento di benefici, di gestione del contenzioso e di formazione;
  • l´adozione di un atto di effettiva natura regolamentare.

Roma, 28 giugno 2006

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Chiaravalloti

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli