Associazioni, fondazioni e comitati - Tenuta di un indirizzario per l'invio...
Associazioni, fondazioni e comitati - Tenuta di un indirizzario per l'invio di un periodico - 27 marzo 1998 [41922]
[doc. web n. 41922]
Associazioni, fondazioni e comitati - Tenuta di un indirizzario per l´invio di un periodico - 27 marzo 1998
L´indirizzario di un periodico qualora per la natura dei destinatari contenga dati definiti dalla legge n. 675/1996 come "sensibili" deve essere tenuto seguendo le procedure previste dall´articolo 22 della stessa legge, e dalle sei autorizzazioni a carattere generale emanate dal Garante.
Roma, 27 marzo 1998
Associazione medica italiana
Via Merulana, 272
00185 Roma
OGGETTO: Quesito concernente l´applicazione della legge 31 dicembre 1996
L´A.M.I., associazione professionale a carattere culturale e sindacale, ha chiesto di conoscere gli adempimenti prescritti dalla legge 675/1996 in relazione alla tenuta di un "indirizzario" per la trasmissione di un periodico mensile mediante abbonamento postale.
Al riguardo è necessario distinguere due ipotesi, disciplinate in modo diverso dalla citata legge 675/1996 : quella in cui il periodico viene spedito solo ad iscritti all´associazione e quella in cui il periodico è inviato ad abbonati a prescindere dalla loro iscrizione all´associazione.
Nel primo caso, in base all´art. 22 della legge 675/1996, i dati personali relativi agli abbonati hanno natura sensibile in quanto "sono idonei a rivelare l´adesione ad un´associazione sindacale" ; nel secondo caso, invece, si tratta di dati personali comuni (diversi da quelli elencati nell´art.22 della legge).
Qualora abbiano natura sensibile, i dati possono essere trattati solo dopo aver acquisito il consenso scritto dell´interessato e previa autorizzazione del Garante (art. 22, comma 1, L. 675/996).
Il consenso deve essere preceduto dall´informativa all´interessato in base all´art.10 L.675/1996, ma può essere acquisito dagli iscritti in un´unica soluzione, e cioè al momento in cui l´AMI deve raccogliere il consenso dei propri iscritti in riferimento all´adesione all´associazione.
Per quanto attiene all´autorizzazione, si fa presente che il Garante ha adottato l´autorizzazione n. 3/1997, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale del 29 novembre 1997 e allegata in copia, con la quale ha autorizzato gli organismi di tipo associativo e le fondazioni a trattare i dati sensibili alle condizioni ivi prescritte, fino al 30 settembre 1998.
Per il trattamento dei dati comuni, invece, salvo che si tratti di dati conoscibili da chiunque, oltre all´informativa , è necessaria l´acquisizione del consenso dell´interessato che può essere anche orale ma che, in ogni caso, deve risultare da un documento scritto (formato, ad esempio, da un formulario dell´AMI).
Infine, si precisa che le associazioni istituite per scopi non di lucro sono esonerate dall´obbligo di notificazione al Garante se perseguono finalità lecite, relativamente a dati inerenti agli associati e ai soggetti che in relazione a tali finalità hanno contatti regolari con l´associazione (art. 7, comma 5 ter lettera l, legge n. 675/1996).
IL PRESIDENTE