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Ordinanza di ingiunzione nei confronti di Comune di Luino - 17 dicembre 2020 [9557593]

SCHEDA
Garante per la protezione dei dati personali
Doc-Web:
9557593
Data:
17/12/20
Argomenti:
Pubblicazioni online , Trasparenza amministrativa , Comuni
Tipologia:
Ordinanza ingiunzione o revoca

[doc. web n. 9557593]

Ordinanza di ingiunzione nei confronti di Comune di Luino - 17 dicembre 2020

Registro dei provvedimenti
n. 272 del 17 dicembre 2020

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, alla quale hanno preso parte il prof. Pasquale Stanzione, presidente, la prof.ssa Ginevra Cerrina Feroni, vicepresidente, il dott. Agostino Ghiglia e l’avv. Guido Scorza, componenti e il cons. Fabio Mattei, segretario generale;

VISTO il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE, “Regolamento generale sullaprotezione dei dati” (di seguito “RGPD”);

VISTO il d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 recante “Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito “Codice”);

VISTO il provvedimento generale n. 243 del 15/5/2014 recante le «Linee guida in materia di trattamento di dati personali, contenuti anche in atti e documenti amministrativi, effettuato per finalità di pubblicità e trasparenza sul web da soggetti pubblici e da altri enti obbligati», pubblicato in G.U. n. 134 del 12/6/2014 e in www.gpdp.it, doc. web n. 3134436 (di seguito “Linee guida del Garante in materia di trasparenza”);

VISTO il Regolamento n. 1/2019 concernente le procedure interne aventi rilevanza esterna, finalizzate allo svolgimento dei compiti e all’esercizio dei poteri demandati al Garante per la protezione dei dati personali, approvato con deliberazione n. 98 del 4/4/2019, pubblicato in G.U. n. 106 dell’8/5/2019 e in www.gpdp.it, doc. web n. 9107633 (di seguito “Regolamento del Garante n. 1/2019”);

VISTA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal Segretario generale ai sensi dell’art. 15 del Regolamento del Garante n. 1/2000 sull’organizzazione e il funzionamento dell’ufficio del Garante per la protezione dei dati personali, in www.gpdp.it, doc. web n. 1098801;

Relatore il dott. Agostino Ghiglia;

PREMESSO

1. Introduzione

Questa Autorità ha ricevuto un reclamo relativo alla diffusione online, da parte del Comune di Luino, di dati e informazioni personali del consigliere comunale XX.

In particolare, dalla verifica preliminare effettuata dall’Ufficio in data XX, è risultato che sul sito web istituzionale del predetto Comune, nella sezione Amministrazione trasparente/Provvedimenti/Provvedimenti indirizzo-politico, era visibile e liberamente scaricabile la delibera di Giunta comunale n. XX del XX avente a oggetto «XX» (url: https://...).

La predetta deliberazione riportava dati e informazioni personali del reclamante, fra cui la circostanza di essere stato destinatario di un atto di denuncia-querela da parte del Sindaco.

Al riguardo, il Comune di Luino ha fornito riscontro alla richiesta d’informazioni dell’Ufficio (nota prot. n. XX del XX) con la nota prot. n. XX.

Nello specifico, è stato, fra l’altro, rappresentato che:

-  «la deliberazione n. XX del XX si è resa necessaria al fine di tutelare la reputazione dell’Ente da affermazioni che il sig. XX ha divulgato in veste istituzionale di Consigliere all’interno della Casa Comunale nelle sua veste pubblica»;

- «La deliberazione, pertanto, autorizzava il Sindaco ad agire nei confronti, non di un privato cittadino, ma di un Consigliere comunale nella sua veste pubblica»;

- «La successiva permanenza del dato personale, all’interno della deliberazione di cui trattasi, trovava giustificazione negli automatismi in essere tra la pubblicazione all’albo dei documenti firmati digitalmente e il mantenimento degli stessi nella sezione “Amministrazione trasparente”. Si comunica, tuttavia, che si è provveduto ad eliminare ogni riferimento idoneo a identificare in maniera diretta o indiretta i soggetti interessati e che la deliberazione in argomento risulta priva di dati personali»;

- «Si informa che, al fine di rispettare i principi in materia di protezione dei dati personali, questo Ente, per mezzo di determinazione dirigenziale n. XX del XX, ha acquistato un software con il quale censire e aggiornare in maniera sistematica tutti i trattamenti presenti e che aiuti a tenere sempre sotto controllo la liceità dei trattamenti stessi e verificare la messa in sicurezza dei dati in modo adeguato e come richiesto da ultimo dal Regolamento Generale dell’Unione Europea sulla protezione dei dati 16/679 (G.D.P.R.)»;

- «Per quanto concerne la nomina del Responsabile della Protezione dei Dati Personali (DPO), si informa che in data XX è stata bandita una gara per l’affidamento del servizio (XX) scadenza XX».

2. Normativa applicabile.

Ai sensi della disciplina in materia, «dato personale» è «qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (“interessato”)» e «si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale» (art. 4, par. 1, n. 1, del RGPD).

Il trattamento dei dati personali deve, inoltre, avvenire nel rispetto dei principi indicati nell’art. 5 del RGPD, fra cui quelli di «liceità, correttezza e trasparenza» nonché di «minimizzazione dei dati», secondo i quali i dati personali devono essere – rispettivamente – «trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato», nonché «adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati» (par. 1, lett. a e c).

In tale quadro, il trattamento dei dati personali effettuato da soggetti pubblici (come il Comune) è lecito solo se necessario «per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento» oppure «per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento» (art. 6, par. 1, lett. c ed e, del RGPD).

È inoltre previsto che «Gli Stati membri possono mantenere […] disposizioni più specifiche per adeguare l’applicazione delle norme del presente regolamento con riguardo al trattamento, in conformità del paragrafo 1, lettere c) ed e), determinando con maggiore precisione requisiti specifici per il trattamento e altre misure atte a garantire un trattamento lecito e corretto […]» (art. 6, par. 2, del RGPD), con la conseguenza che al caso di specie risultano applicabili le disposizioni contenute nell’art. 19, comma 3, del Codice (oggi abrogato ma vigente all’epoca dei fatti e il cui contenuto è riprodotto nel nuovo art. 2-ter, commi 1 e 3, del Codice), laddove è previsto che l’operazione di diffusione di dati personali (come la pubblicazione su Internet), da parte di soggetti pubblici, è ammessa solo quando prevista da una norma di legge o di regolamento.

La normativa statale di settore prevede, al riguardo, che «Tutte le deliberazioni del comune e della provincia sono pubblicate mediante pubblicazione all’albo pretorio, nella sede dell’ente, per quindici giorni consecutivi, salvo specifiche disposizioni di legge» (art. 124, comma 1, del d. lgs. 18/8/2000 n. 267).

Il Garante ha fornito specifiche indicazioni alle pubbliche amministrazioni in ordine alle cautele da adottare per la diffusione di dati personali in Internet per finalità di trasparenza e pubblicità dell’azione amministrativa con le citate Linee guida in materia di trasparenza, anche con riferimento alle pubblicazioni nell’albo pretorio online degli enti locali.

Nelle predette Linee guida, è espressamente previsto che una volta trascorso il periodo temporale previsto dalle singole discipline per la pubblicazione degli atti e documenti nell’albo pretorio:

- «gli enti locali non possono continuare a diffondere i dati personali in essi contenuti. In caso contrario, si determinerebbe, per il periodo eccedente la durata prevista dalla normativa di riferimento, una diffusione dei dati personali illecita perché non supportata da idonei presupposti normativi […]. A tal proposito, ad esempio, la permanenza nel web di dati personali contenuti nelle deliberazioni degli enti locali oltre il termine di quindici giorni, previsto dall´art. 124 del citato d. lgs. n. 267/2000, può integrare una violazione del suddetto art. 19, comma 3, del Codice [n.d.r. oggi riprodotto nell’art. 2-ter, commi 1 e 3, del Codice], laddove non esista un diverso parametro legislativo o regolamentare che preveda la relativa diffusione […]. [In questa ipotesi] se gli enti locali vogliono continuare a mantenere nel proprio sito web istituzionale gli atti e i documenti pubblicati, ad esempio nelle sezioni dedicate agli archivi degli atti e/o della normativa dell’ente, devono apportare gli opportuni accorgimenti per la tutela dei dati personali. In tali casi, quindi, è necessario provvedere a oscurare nella documentazione pubblicata i dati e le informazioni idonei a identificare, anche in maniera indiretta, i soggetti interessati» (parte seconda, par. 3.a).

Inoltre, con riferimento alla figura del Responsabile della protezione dei dati (RPD) la normativa europea prevede l’obbligo (a partire dal 25/5/2018) della relativa designazione quando «il trattamento è effettuato da un’autorità pubblica o da un organismo pubblico», nonché la necessità di «pubblica[re] i dati di contatto del responsabile della protezione dei dati e [di] comunica[rli] all’autorità di controllo» (art. 37, parr. 1, lett. a, e 7, del RGPD).

3. Valutazioni preliminari dell’Ufficio sul trattamento di dati personali effettuato.

Dalle verifiche compiute sulla base degli elementi acquisiti e dei fatti emersi a seguito dell’attività istruttoria, nonché delle successive valutazioni, l’Ufficio con nota prot. n. XX del XX ha accertato che il Comune di Luino ha effettuato un trattamento di dati personali non conforme alla disciplina rilevante in materia di protezione dei dati personali contenuta nel RGPD, in quanto:

- ha diffuso – almeno fino alla verifica preliminare effettuata dall’Ufficio in data XX – i dati personali del reclamante, contenuti nella delibera di Giunta sopra identificata pubblicata sul sito web istituzionale;

- non aveva ancora designato il Responsabile della Protezione dei Dati Personali (RPD), né pubblicato o comunicato al Garante i relativi contatti, ai sensi dell’art. 37, par. 1, lett. a), e par. 7, del RGPD, entro la data di applicazione da esso prevista (25/5/2018).

Pertanto, con la medesima nota sono state notificate al Comune le violazioni effettuate (ai sensi dell’art. 166, comma 5, del Codice), comunicando l’avvio del procedimento per l’adozione dei provvedimenti di cui all’articolo 58, par. 2, del RGPD e invitando il predetto Comune a far pervenire al Garante scritti difensivi o documenti ed, eventualmente, a chiedere di essere sentito da questa Autorità, entro il termine di 30 giorni (art. 166, commi 6 e 7, del Codice; nonché art. 18, comma 1, dalla legge n. 689 del 24/11/1981).

4. Esito dell’istruttoria relativa al reclamo presentato.

Dalle ricerche esperite all’Ufficio del protocollo non risulta pervenuto alcun riscontro dal Comune di Luino alla citata nota prot. n. XX del XX, né alcun invio di scritti difensivi o richiesta di audizione.

In tale contesto, si ritiene di confermare le valutazioni preliminari dell’Ufficio, rilevando l’illiceità del trattamento di dati personali effettuato dal Comune di Luino, in quanto:

1) sono stati diffusi dati e informazioni personali del reclamante (fra cui la circostanza di essere stato destinatario di un atto di denuncia-querela da parte del Sindaco), contenuti nella delibera di Giunta comunale n. XX del XX pubblicata sul sito web istituzionale, per un periodo superiore ai quindici giorni previsti dall’art. 124, comma 1, del d. lgs. n. 267/2000 per la pubblicazione nell’albo pretorio, in assenza quindi – per il periodo temporale eccedente – di idonei presupposti normativi per la diffusione di dati personali e, dunque, in violazione dell’art. 19 comma 3 del Codice (vigente all’epoca dei fatti e il cui contenuto è ora riprodotto nell’art. 2-ter, commi 1 e 3, del Codice), nonché dei principi di base del trattamento contenuti negli artt. 5, par. 1, lett. a) e c); 6, par. 1, lett. c) ed e), par. 2 e par. 3, lett. b), del RGPD;

2) non si è provveduto a designare il «responsabile della protezione dei dati» (RPD/DPO), né a pubblicare e comunicare al Garante i relativi contatti, entro la data del 25/5/2018 di applicazione del RGPD, in violazione dell’art. 37, parr. 1, lett. a), e 7, del RGPD.

Considerato, comunque, che la condotta ha esaurito i suoi effetti – in quanto i dati personali del reclamante prima descritti non risultano più accessibili all’url sopra indicato e che, successivamente alla citata nota dell’Ufficio (prot. n. XX), il Comune di Luino ha effettuato la comunicazione al Garante (acquisita al prot. n. XX dell’XX) dei dati di contatto del RPD prevista dall’art. 37, par. 7, del RGPD (a seguito dell’aggiudicazione del servizio di data protection officer con delibera del Servizio Affari Generali n. XX del XX) – fermo restando quanto si dirà sull’applicazione della sanzione amministrativa pecuniaria, non ricorrono i presupposti per l’adozione di ulteriori misure correttive di cui all’art. 58, par. 2, del RGPD.

5. Adozione dell’ordinanza ingiunzione per l’applicazione della sanzione amministrativa pecuniaria (artt. 58, par. 2, lett. i; 83 RGPD)

Il Comune di Luino risulta aver violato gli artt. 5, par. 1, lett. a) e c); 6, parr. 1, lett. c) ed e), 2, 3, lett. b); 37, parr. 1, lett. a), e 7, del RGPD, nonché l’art. 19, comma 3, del Codice (oggi abrogato ma vigente all’epoca dei fatti e il cui contenuto è riprodotto nel nuovo art. 2-ter, commi 1 e 3, del Codice). Per la violazione delle predette disposizioni è prevista l’applicazione delle sanzioni amministrative di cui all’art. 83, parr. 4 e 5, del RGPD.

Al riguardo, l’art. 83, par. 3, del RGPD, prevede che «Se, in relazione allo stesso trattamento o a trattamenti collegati, un titolare del trattamento o un responsabile del trattamento viola, con dolo o colpa, varie disposizioni del presente regolamento, l’importo totale della sanzione amministrativa pecuniaria non supera l’importo specificato per la violazione più grave».

Nel caso di specie, pertanto, la violazione delle disposizioni citate è soggetta alla sanzione amministrativa pecuniaria più grave prevista dall’art. 83, par. 5, del RGPD, che si applica pertanto al caso di specie.

Occorre altresì tenere conto che, seppure il documento oggetto del reclamo pubblicato online risale a XX, per la determinazione della norma applicabile, sotto il profilo temporale, deve essere richiamato in particolare il principio di legalità di cui all’art. 1, comma 2, della l. n. 689/1981 che sancisce come «Le leggi che prevedono sanzioni amministrative si applicano soltanto nei casi e nei tempi in esse considerati». Ciò determina l’obbligo di prendere in considerazione le disposizioni vigenti al momento della commessa violazione, che nel caso in esame – data la natura permanente dell’illecito contestato – deve essere individuato all’atto di cessazione della condotta illecita, verificatasi successivamente alla data del 25/5/2018 in cui il RGPD è divenuto applicabile. Dagli atti dell’istruttoria è, infatti, emerso che l’illecita diffusione online si è protratta almeno fino alla verifica preliminare effettuata dall’Ufficio effettuata in data XX, mentre la mancata designazione dell’RPD è stata sanata a seguito dell’aggiudicazione del servizio di data protection officer con delibera del Servizio Affari Generali del Comune del XX n. XX.

Il Garante, ai sensi degli artt. 58, par. 2, lett. i) e 83 del RGPD nonché dell’art. 166 del Codice, ha il potere correttivo di «infliggere una sanzione amministrativa pecuniaria ai sensi dell’articolo 83, in aggiunta alle [altre] misure [correttive] di cui al presente paragrafo, o in luogo di tali misure, in funzione delle circostanze di ogni singolo caso». In tale quadro, «il Collegio [del Garante] adotta l’ordinanza ingiunzione, con la quale dispone altresì in ordine all’applicazione della sanzione amministrativa accessoria della sua pubblicazione, per intero o per estratto, sul sito web del Garante ai sensi dell’articolo 166, comma 7, del Codice» (art. 16, comma 1, del Regolamento del Garante n. 1/2019).

La predetta sanzione amministrativa pecuniaria inflitta, in funzione delle circostanze di ogni singolo caso, va determinata nell’ammontare, tenendo in debito conto gli elementi previsti dall’art. 83, par. 2, del RGPD.

In tal senso, va tenuto in considerazione che la condotta tenuta in violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali ha avuto a oggetto – da un lato – la diffusione per più di un anno di dati personali di un solo soggetto interessato e – dall’altro – la mancata designazione e comunicazione a questa Autorità con i relativi dati di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) del Comune entro la data di applicazione del 25/5/2018 prevista dal RGPD. Il Comune di Luino, è un ente di medie dimensioni con poco più di 14.500 abitanti e vanno in ogni caso considerate quali circostanze attenuanti, ai fini della determinazione della sanzione, l’attivazione dell’amministrazione per oscurare i dati personali diffusi online al fine di porre rimedio alla violazione, il cui carattere appare di natura colposa, e il fatto che non risultano eventuali precedenti violazioni del RGPD pertinenti commesse dal predetto Comune. Nel riscontro al Garante sono state, inoltre, descritte alcune misure tecniche e organizzative messe in atto dall’ente ai sensi degli artt. 25-32 del RGPD.

In ragione dei suddetti elementi, valutati nel loro complesso, si ritiene di dover determinare ai sensi dell’art. 83, parr. 2 e 3, del RGPD, l’ammontare della sanzione pecuniaria, prevista dall’art. 83, par. 5, del RGPD, nella misura di euro 10.000,00 (diecimila) per la violazione degli artt. 5, par. 1, lett. a) e c); 6, parr. 1, lett. c) ed e), 2, 3, lett. b); 37, parr. 1, lett. a), e 7, del RGPD, nonché dell’art. 19, comma 3, del Codice, quale sanzione amministrativa pecuniaria ritenuta effettiva, proporzionata e dissuasiva sensi dell’art. 83, par. 1, del medesimo RGPD.

In relazione alle specifiche circostanze del presente caso, si ritiene altresì – anche in considerazione dell’illecita diffusione di dati personali sul web – che debba essere applicata la sanzione accessoria della pubblicazione sul sito web del Garante del presente provvedimento, prevista dall’art. 166, comma 7, del Codice e dall’art. 16, comma 1, del Regolamento del Garante n. 1/2019.

Si ritiene, infine, che ricorrono i presupposti di cui all’art. 17 del Regolamento del Garante n. 1/2019.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

rilevata l’illiceità del trattamento effettuato dal Comune di Luino nei termini indicati in motivazione, ai sensi degli artt. 58, par. 2, lett. i) e 83 del RGPD

ORDINA

al Comune di Luino, in persona del legale rappresentante pro-tempore, con sede legale in Piazza Crivelli Serbelloni, 1 - 21016 Luino (VA) – C.F. 84000310122 di pagare la somma di euro 10.000,00 (diecimila) a titolo di sanzione amministrativa pecuniaria per le violazioni di cui in motivazione;

INGIUNGE

al medesimo Comune di pagare la somma di euro 10.000,00 (diecimila), secondo le modalità indicate in allegato, entro 30 giorni dalla notifica del presente provvedimento, pena l’adozione dei conseguenti atti esecutivi a norma dall’art. 27 della l. n. 689/1981.

Si ricorda che resta salva la facoltà per il trasgressore di definire la controversia mediante il pagamento – sempre secondo le modalità indicate in allegato – di un importo pari alla metà della sanzione irrogata, entro il termine di cui all’art. 10, comma 3, del d. lgs. n. 150 dell’1/9/2011 previsto per la proposizione del ricorso come sotto indicato (art. 166, comma 8, del Codice).

DISPONE

- la pubblicazione del presente provvedimento sul sito web del Garante ai sensi dell’art. 166, comma 7, del Codice e dall’art. 16, comma 1, del Regolamento del Garante n. 1/2019;

- l’annotazione nel registro interno dell’Autorità ai sensi dell’art. 17 del Regolamento del Garante n. 1/2019.

Ai sensi dell’art. 78 del RGPD, degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lgs. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento è possibile proporre ricorso dinnanzi all’autorità giudiziaria ordinaria, a pena di inammissibilità, entro trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso ovvero entro sessanta giorni se il ricorrente risiede all’estero.

Roma, 17 dicembre 2020

IL PRESIDENTE
Stanzione

IL RELATORE
Ghiglia

IL SEGRETARIO GENERALE
Mattei