[doc. web n. 4241123]

Verifica preliminare. Tempi di conservazione delle immagini registrate attraverso un sistema di videosorveglianza - 2 luglio 2015

Registro dei provvedimenti
n. 395 del 2 luglio 2015

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Esaminata la richiesta di verifica preliminare presentata da Acetificio Carandini Emilio S.p.A. ai sensi dell´art. 17 del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali; di seguito "Codice");

Visto il provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010 (in www.gpdp.it; doc. web n. 1712680), con particolare riferimento al punto 3.4;

Esaminata la documentazione acquisita agli atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici;

PREMESSO

1. L´istanza della società

In data 3 novembre 2014, Acetificio Carandini Emilio S.p.A. (d´ora in poi Acetificio Carandini), in ossequio a quanto prescritto dal provvedimento in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010, ha fatto pervenire un´istanza di verifica preliminare (art. 17 del Codice) –regolarizzata con nota datata 26 febbraio 2015- al fine di poter conservare fino a 30/45 giorni le immagini registrate attraverso il sistema di videosorveglianza istallato presso la propria sede, ubicata a Castelnuovo Rangone (MO).

La Società ha dichiarato di operare nel settore alimentare, specificando di occuparsi della produzione dell´aceto balsamico di Modena IGP, e di esserne per altro una tra le principali società produttrici (cfr. nota datata 28 ottobre 2014).

Ciò premesso, l´istanza avanzata dall´Acetificio Carandini muove da esigenze di sicurezza e, in particolare, dalla necessità di conformarsi alle richieste di un suo cliente, il Gruppo Asda Groceries, con cui intrattiene "rapporti commerciali" (cfr. e-mail del 19 maggio 2015).

Al riguardo, la Società ha specificato che Asda Groceries, proprietario di una catena di supermercati inglese, dal 1999 è controllata da Wal-Mart Stores Inc, multinazionale statunitense per la quale la stessa azienda inglese cura una gran parte delle "vendite internazionali", aggiungendo, inoltre, che Wal-Mart Stores Inc richiede a tutta la propria catena di approvvigionamento (supply chain) l´adozione di specifici livelli di sicurezza, attraverso l´applicazione di un suo standard, denominato WM Supply Chain Security, che si basa sul rispetto del programma di sicurezza Trade Partnership Against Terrorism (C-TPAT) ed ha l´obiettivo di "acquisire fornitori in grado di garantire la sicurezza dei [propri] siti produttivi" (cfr. nota del 24 marzo 2015 e successiva e-mail del 3 giugno 2015).

In particolare, Wal-Mart Stores Inc, descritta come "prima multinazionale al mondo" per fatturato e dipendenti, si qualificherebbe come "la più grande catena operante nel canale della distribuzione organizzata" ed il "più grande rivenditore al dettaglio nel mondo".

Nel corso dell´istruttoria, l´Acetificio Carandini ha precisato che, in occasione di una verifica ispettiva effettuata dall´ente scelto dal cliente ASDA Groceries per il controllo dell´applicazione dei requisiti dello standard di sicurezza Wal-Mart Stores Inc. è stato richiesto di ampliare il tempo di conservazione delle immagini registrate dall´impianto presente nella sede di Castelnuovo Rangone per almeno 30 giorni, come previsto dallo standard Supply Chain Security, al fine di garantire, in particolare, il controllo di qualità del servizio di carico dei container destinati al mercato americano nel caso fossero riscontrate eventuali inadempienze all´arrivo della merce (cfr. nota del 19 maggio).

Difatti, l´Acetificio Carandini ha riferito che i tempi di consegna della merce negli Stati Uniti "oscillano tra i 20 ai 30 giorni" (cfr. nota del 24 marzo 2015), a causa della tempistica che intercorre "tra la preparazione del prodotto da inoltrare a Walmart e l´effettiva consegna a quest´ultima" (cfr. nota del 28 ottobre 2014) e che la Wal-Mart avrebbe in tal modo la possibilità di verificare eventuali manomissioni della merce avvenute al momento del carico.

In ragione di ciò, l´Acetificio Carandini ha fatto presente che, in via subordinata alla richiesta di conservazione per 30/45 giorni di tempo di tutte le immagini registrate, avrebbe necessità almeno di conservare, sempre per lo stesso arco di tempo, le sole "immagini relative alla conservazione e carico su mezzi di trasporto dei prodotti destinati al mercato statunitense (cfr. nota del 28 ottobre 2014).

Infine, la Società ha dichiarato che l´allungamento dei tempi di conservazione delle immagini avrebbe anche il pregio di permettere l´individuazione di eventuali commistioni con altri tipi di prodotti che per caratteristiche proprie possano avere un impatto negativo sul mantenimento delle caratteristiche organolettiche dell´aceto balsamico (cfr. note del 26 febbraio e 24 marzo 2015).

Riguardo al rispetto della normativa in materia di controllo a distanza sull´attività lavorativa, la Società ha dichiarato di aver osservato la procedura prevista dall´art. 4, comma 2, della legge n. 300/1970, producendo copia dell´Autorizzazione ad hoc da parte della Direzione territoriale del lavoro di Modena del 29 aprile 2014 (cfr. allegato alla nota del 24 marzo 2015).

2. Il funzionamento del sistema

L´impianto di videosorveglianza di cui la Società già si avvale è affiancato da un apparato di sicurezza a protezione della struttura costituito da un sistema di allarme volumetrico, in funzione durante le ore notturne, quando l´attività dell´azienda è sospesa, e un sistema di accesso all´area perimetrica aziendale, tramite l´utilizzo di badge da parte degli addetti.

L´impianto, funzionante 24 ore su 24, si compone di 14 telecamere dotate di zoom elettronico e con angolo di ripresa rivolto rispettivamente verso le zone interne allo stabilimento ed esternamente in prossimità degli accessi agli stessi locali e lungo le aree esterne di pertinenza. Inoltre, è presente anche una telecamera di tipo "Dome", ubicata presso la zona di carico-scarico, avente un angolo di visuale di 360°.

Le immagini, attualmente conservate solo per 7 giorni, sono registrate su di un server collocato all´interno di un locale tecnico, videosorvegliato, al quale può accedere unicamente il Responsabile del trattamento dei dati. La loro visione, possibile solo nel caso in cui si rilevino eventuali illeciti, richiede l´utilizzazione di un sistema di doppia password, di cui una in possesso del datore di lavoro e l´altra in possesso del rappresentante dei lavoratori scelto dagli stessi addetti (Cfr. autorizzazione della Dpl di Modena del 29 aprile 2014)) i quali sono stati designati "incaricati del trattamento". Infine, per quanto riguarda l´obbligo di rendere l´informativa, l´Acetificio Carandini, titolare del trattamento dei dati, ha dichiarato di aver affisso la specifica cartellonistica presso la struttura (cfr. nota del 28 ottobre 2014).

3. Presupposti di liceità del trattamento

Per una corretta valutazione dell´istanza occorre tenere conto della peculiarità dell´attività svolta dalla Società che è soggetta alle stringenti norme internazionali volte al rafforzamento della sicurezza delle persone e delle merci lungo "la catena di approvvigionamento" del commercio internazionale.

Al riguardo, vale rilevare che l´Organizzazione mondiale delle dogane ha sviluppato un quadro di norme per rendere sicuro e facilitare il commercio mondiale denominato SAFE (Framework of Standards to Secure and Facilitate Global trade -adottato dal Consiglio della stessa Organizzazione nel giugno del 2005), teso a sviluppare una serie di standard internazionali volti a garantire appunto la sicurezza nella catena logistica e, conseguentemente, a facilitare il commercio.

In questo quadro, anche l´Unione europea è fortemente impegnata a garantire la sicurezza in tutti i passaggi della catena di approvvigionamento ("supply chain") internazionale, dal produttore al consumatore. Proprio in ragione di tale obiettivo, infatti, la Commissione europea ha anche apportato modifiche, in materia di sicurezza, al "codice doganale comunitario" (reg. (CE) n. 648/2005 e reg. (CE) n. 1875/2006), introducendo obblighi in materia di informazioni preliminari sulle merci e di gestione degli eventuali rischi, prevedendo la costituzione della figura dell´Operatore economico autorizzato (già promosso all´interno del programma SAFE).

Di contro, le autorità statunitensi hanno avviato un programma di partenariato tra dogana e imprese americane, finalizzato alla protezione di tutte le merci che viaggiano verso gli USA da atti terroristici, attraverso una certificazione doganale denominata C-TPAT, tesa appunto a rafforzare la catena di fornitura globale e la sicurezza delle frontiere.

Infine, vale rilevare che anche l´International Organization for Standardization, la più importante organizzazione a livello mondiale per la definizione di norme tecniche, ha dato un ampio risalto alla presente problematica con la formulazione di uno specifico standard (ISO 28000) che fornisce indicazioni in merito alla gestione delle criticità e potenziali minacce in tutte le fasi della catena di fornitura.

In ragione di ciò, si deve ritenere che l´utilizzazione, da parte di Acetificio Carandini, di un articolato impianto di videosorveglianza presso il proprio Centro sia del tutto giustificata.

Per quanto concerne, poi, la richiesta di poter allungare il termine di conservazione delle immagini videoregistrate sino a 30/45 giorni, essa deve essere valutata alla luce dei principi di necessità, proporzionalità, finalità e correttezza posti dal Codice (artt. 3 e 11 del Codice), espressamente richiamati anche nel Provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010. In particolare, secondo tale provvedimento l´allungamento dei tempi di conservazione dei dati oltre i sette giorni, giustificabile solo in casi eccezionali, deve essere adeguatamente motivato "con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità".

Nel caso in questione, la società ha posto a base dell´istanza due distinte esigenze.

In primo luogo, l´Acetificio Carandini ha affermato che la necessità di conservare le immagini fino a 30/45 giorni sarebbe collegata alle peculiari modalità di svolgimento dell´attività lavorativa che, di fatto, impedirebbero di poter risalire tempestivamente all´identificazione di eventuali anomalie prima del momento della consegna ai clienti (specie a quelli situati nel continente nordamericano).

In particolare, la società ha riferito che, nel caso più frequente, i tempi di spedizione della merce negli Stati Uniti "oscillano tra i 20 e i 30 giorni" (cfr. nota del 24 marzo 2015), a causa della tempistica che intercorre "tra la preparazione del prodotto da inoltrare a Walmart e l´effettiva consegna a quest´ultima" (cfr. nota del 28 ottobre 2014); e ciò a tacere del fatto che, ai sensi dell´art. 1698 del codice civile, in caso di "perdita parziale" o "avaria non riconoscibili al momento della riconsegna", l´interessato ha la possibilità di effettuare la denunzia fino ad otto giorni dopo il ricevimento della spedizione.

In secondo luogo, fermo il fatto che la necessità di procedere all´istallazione del sistema di videosorveglianza per esigenze di tutela del patrimonio aziendale è già stata acclarata dalla Direzione provinciale del lavoro, sul piano dell´allungamento dei tempi di conservazione delle immagini, si deve rilevare che la Società in quanto produttrice dell´aceto balsamico di Modena è soggetta agli stringenti requisiti dettati dal Disciplinare, che impone un controllo continuativo lungo tutta la filiera produttiva secondo rigide procedure, volte ad assicurare la perfetta qualità del prodotto e la sua completa tracciabilità per evitare eventuali commistioni che possano avere un impatto negativo sul mantenimento delle caratteristiche organolettiche dello stesso.

Ad avviso di questa Autorità, all´esito dell´istruttoria sono emersi elementi che inducono a ritenere che la richiesta della società sia conforme ai principi posti dagli artt. 3 e 11 del Codice.

In particolare, la specifica attenzione posta non solo a livello internazionale ma anche locale rispetto all´osservanza di elevati standard di sicurezza, nonché l´acclarata difficoltà della società di accertare, in tempi più contenuti, eventuali illeciti verificatisi in occasione delle spedizioni, soprattutto in caso di esportazioni verso gli Stati Uniti, valgono a giustificare la pretesa di procedere ad una conservazione delle immagini videoregistrate fino a 40 giorni, all´esclusivo fine dell´accertamento degli accadimenti da parte del titolare del trattamento e dell´individuazione, da parte dell´Autorità competente, degli eventuali responsabili.

Al contrario, la possibilità (peraltro accennata solo in termini generici) di prendere visione delle immagini non può essere riconosciuta al cliente americano Wal-Mart Inc., che non ha alcun titolo al trattamento delle immagini in questione la cui titolarità ricade esclusivamente in capo alla Società italiana che ha proposto la presente istanza.

Pertanto, alla luce delle dichiarazioni rese (della cui veridicità Acetificio Carandini Emilio S.p.A. ha assunto ogni responsabilità - anche penale - ai sensi dell´art. 168 del Codice) e, segnatamente, delle illustrate modalità di funzionamento dell´impianto, volto a tutelare il patrimonio aziendale e i beni prodotti all´interno dello stabilimento, questa Autorità ritiene che la richiesta di verifica preliminare possa essere accolta nei termini di cui sopra.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

ai sensi dell´art. 17 del Codice, a conclusione della verifica preliminare, ammette la conservazione fino a 40 giorni delle immagini registrate da Acetificio Carandini Emilio S.p.A. attraverso l´impianto di videosorveglianza installato presso la propria sede, ubicata a Castelnuovo Rangone (MO) nei termini di cui in motivazione.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lgs. n. 150 del 2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 2 luglio 2015

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Bianchi Clerici

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia