[doc. web n. 4138943]

Provvedimento del 30 aprile 2015

Registro dei provvedimenti
n. 258 del 30 aprile 2015

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, alla presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il ricorso, regolarizzato in data 20 gennaio 2015 nei confronti del Ministero dell´Interno – Dipartimento di Pubblica Sicurezza con cui XY, ispettore capo della Polizia di Stato sino al 15 luglio 2013 data in cui è stato destituito dal servizio, rappresentato e difeso dall´avv. Christian Berner, ribadendo le istanze già avanzate ai sensi degli artt. 7 e 8 d.lgs. n. 196 del 30 giugno 2003, Codice in materia di protezione dei dati personali ("di seguito "Codice") ha chiesto la cancellazione dal proprio stato matricolare di tutti i dati che lo riguardano trattati in violazione di legge con particolare riferimento ai dati giudiziari  "idonei a rivelare che il ricorrente aveva assunto la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale" in quanto collegati a procedimenti penali conclusisi con una sentenza irrevocabile di assoluzione per non aver commesso il fatto o perché la notizia di reato era infondata o con un decreto di archiviazione, l´eliminazione delle annotazioni "ridondanti" in quanto riguardanti il medesimo procedimento penale, pur apparendo come riferite a procedimenti distinti, nonché di quelle relative a procedimenti penali in cui l´interessato non ha assunto la qualità di imputato, chiedendo infine l´eliminazione dal proprio fascicolo personale degli atti corrispondenti; l´interessato ha, in particolare, eccepito l´illegittimità delle predette annotazioni contestando l´avvenuta violazione da parte dell´Amministrazione resistente del principio di indispensabilità nel trattamento di dati sensibili e giudiziari di cui all´art. 22 commi 3, 5 e 9 del Codice, delle indicazioni contenute nel d.m. n. 244 del 24 giugno 2006 concernente il "Regolamento recante identificazione dei dati sensibili e giudiziari trattati e delle relative operazioni effettuate dal Ministero dell´interno in attuazione degli articoli 20 e 21 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196", nonché della circolare direttiva del Ministero dell´Interno - Dipartimento della Pubblica Sicurezza Direzione centrale per le risorse umane n. 333-A/9806.D.I. del 18 novembre 2008 contenente le istruzioni per la corretta individuazione delle annotazioni da riportare sullo stato matricolare dei dipendenti;

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota del 22 gennaio 2015 con la quale questa Autorità, ai sensi dell´art. 149 comma 1 del Codice, ha invitato la resistente a fornire riscontro alle richieste dell´interessato, nonché la nota del 20 marzo 2015 con cui è stata disposta ai sensi dell´art.149 comma 7 del Codice  la proroga del termine per la decisione sul ricorso;

VISTA la nota del 4 febbraio 2015 con cui il Ministero dell´Interno – Dipartimento della Pubblica sicurezza Direzione centrale per le risorse umane Servizio Dirigenti, Direttivi ed Ispettori, pur rilevando che la Direzione centrale non svolge, rispetto alla tenuta del foglio matricolare del personale appartenente a ruoli diversi da quelli direttivi e dirigenziali, funzioni di "ente matricolare di I grado, come confermato dalla circolare n. 333-A/9805.C.I/F9 del 9 gennaio 2009" che attribuisce il relativo ruolo ai corrispondenti uffici periferici, ha in ogni caso rappresentato di aver "prontamente attivato la procedura volta all´eliminazione e/o cancellazione dei dati oggetto del gravame"; con successive note del 15 e del 20 aprile 2015 il Ministero resistente ha altresì precisato, in riscontro alle eccezioni sollevate dal ricorrente in ordine alla pretesa "utilizzazione illegittima da parte dell´Amministrazione di documenti segretati", che "il decreto di destituzione (…) datato 15 luglio 2013,  diventato peraltro inoppugnabile, non reca alcuna menzione" di questi ultimi e rilevando comunque che "la potestà disciplinare volta all´irrogazione dei provvedimenti di (sospensione e/o) destituzione dal servizio resta, comunque, radicata in capo all´Autorità centrale";

VISTE le note del 4 febbraio e del 30 marzo 2015 con cui il ricorrente, nel ribadire l´istanza di cancellazione delle annotazioni indicate nel ricorso introduttivo, ha rilevato di aver già avanzato al titolare del trattamento, a far data dal 2007, richieste analoghe e di aver ricevuto in data 27 aprile 2010 la notifica di un decreto della questura di Bologna, presso cui il medesimo ha prestato servizio lungo il corso dell´attività svolta presso l´Amministrazione resistente, con cui il dirigente comunicava "di aver proceduto alla cancellazione delle annotazioni relative a sentenze definitive di assoluzione, ai decreti di archiviazione di procedimenti penali" in cui l´interessato aveva assunto la qualità di indagato o imputato e pronunciati per insussistenza del fatto o infondatezza della notizia di reato, nonché di un decreto del 5 maggio 2010 con cui il  Direttore centrale per le risorse umane disponeva l´eliminazione dal fascicolo della documentazione dei procedimenti penali corrispondente alle predette annotazioni, eccependo tuttavia che tali atti, unitamente ad altri documenti illegittimamente tratti da un fascicolo personale segretato, sarebbero stati indebitamente utilizzati dall´Amministrazione nel procedimento che ha portato alla destituzione del medesimo nel luglio 2013; l´interessato ha poi rilevato che "a seguito dell´ennesima assoluzione (…) depositava alla Questura di Milano", cui il medesimo è stato assegnato dal settembre 2011, "la sentenza del Tribunale di Bologna, pronunciata il 9 giugno 2012, per l´inoltro all´ufficio centrale per la liquidazione delle spese legali" contestando che in tale occasione l´ufficio procedeva invece erroneamente all´annotazione della stessa all´interno dello stato matricolare del ricorrente e alla conservazione della copia del provvedimento nel proprio fascicolo personale;

VISTA la nota del 21 aprile 2015 con cui la Questura di Bergamo, presso cui il ricorrente ha prestato servizio precedentemente all´assegnazione alla Questura di Milano, sua ultima sede di servizio anteriormente alla destituzione, ha comunicato di non conservare "documenti attinenti le vicende penali dell´ex dipendente (…) in quanto il suo fascicolo personale, come previsto dalla vigente normativa, è stato trasmesso alla Questura di Milano a seguito di trasferimento per incompatibilità ambientale";

VISTA la nota del 5 febbraio 2015 con cui la Questura di Milano ha dichiarato di aver provveduto a cancellare dallo stato matricolare l´annotazione relativa alla sentenza di assoluzione pronunciata dal "Tribunale di Bologna "perché il fatto non sussiste" a conclusione del Procedimento Penale n. 10135/05 RGNR", a suo tempo erroneamente trascritta dal "personale (…) all´uopo espressamente incaricato", mediante  "apposizione di una striscia di carta bianca, secondo le procedure interne", nonchè la nota del 23 aprile 2015 con cui la medesima Questura, pur rilevando che "attesa la voluminosità del fascicolo personale dello XY e la sua elevata mobilità all´interno degli uffici territoriali della Polizia di Stato, quest´Ufficio non è in grado di affermare se le iscrizioni a matricola dei provvedimenti giudiziari contestati dall´interessato abbiano prodotto modifiche sul suo stato giuridico in un periodo antecedente al suo arrivo presso questa sede", ha dichiarato di procedere, "in ragione del loro esito favorevole", alla cancellazione delle contestate annotazioni relative a sentenze di assoluzione pronunciate in favore dell´interessato, conservando comunque "i relativi carteggi all´interno del fascicolo personale" del medesimo archiviato presso la Questura di Milano "in quanto ultima sede di servizio";

VISTA la nota del 27 aprile 2015 con cui il ricorrente ha ribadito ulteriormente le proprie richieste;

RILEVATO che l´interessato, con l´odierno ricorso e con le successive note depositate nel corso del procedimento, oltre a ribadire le richieste già avanzate con il previo interpello, ha evidenziato ulteriori profili, anche non strettamente connessi con la normativa in materia di protezione dei dati personali, che in tale sede non potranno pertanto essere presi in considerazione; rilevato che le istanze avanzate dal ricorrente potranno essere valutate dall´Autorità limitatamente a quelle riconducibili nell´alveo dei diritti di cui all´art. 7 del Codice con particolare riguardo a quelle aventi ad oggetto la richiesta di cancellazione dei dati giudiziari che il medesimo afferma essere stati illegittimamente trattati in quanto riferiti a procedimenti penali conclusisi con sentenza irrevocabile di assoluzione, nonché con riguardo alla conseguente richiesta di eliminazione dal proprio fascicolo personale dei corrispondenti atti;

RILEVATO che l´art. 55 d.P.R. n. 3 del 10 gennaio 1957 "Testo unico delle disposizioni concernenti lo statuto degli impiegati civili dello Stato" prevede espressamente che ciascuna amministrazione detenga per ogni dipendente un fascicolo personale, contenente tutti i documenti che possono interessare la carriera del medesimo espressamente individuati nell´art. 24 d.P.R. n. 686 del 3 maggio 1957 "Norme di esecuzione del testo unico delle disposizioni sullo statuto degli impiegati civili dello Stato, approvato con decreto del Presidente della Repubblica 10 gennaio 1957 n. 3", nonché uno stato matricolare nel quale riportare "i servizi di ruolo e non di ruolo eventualmente prestati in precedenza allo Stato e altri enti pubblici; i provvedimenti relativi alla nomina, allo stato, alla carriera e al trattamento economico, il decreto di riscatto dei servizi non di ruolo e le decisioni giurisprudenziali sugli atti predetti" e "tutti gli atti del fascicolo personale che possono formare oggetto di valutazione per le promozioni", precisando altresì che "le singole amministrazioni stabiliscono le modalità per la tenuta dei fascicoli personali"; rilevato che l´Amministrazione resistente con la circolare n. 333-A/9806.D.1 del 18 novembre 2008 ha effettuato un´opera di sistematizzazione delle indicazioni adottate nel tempo in merito alla corretta tenuta dello stato matricolare individuando i dati oggetto di annotazione sul medesimo ed utilizzando, quale criterio ispiratore, quello secondo cui devono essere comunque menzionati i provvedimenti che hanno "rilevanza sullo stato giuridico, sulla carriera e sul trattamento economico del personale" individuando in particolare, al punto 16, "le sanzioni disciplinari, i provvedimenti giudiziari definitivi, i provvedimenti cautelari e comunque tutti i provvedimenti che comportano l´esclusione dagli esami o dagli scrutini"; rilevato altresì che l´Amministrazione resistente, a seguito della soppressione delle Direzioni interregionali, ha emanato, con la circolare n. 333-A/9805.C.I/79 del 9 gennaio 2009, le direttive per il riparto delle funzioni in materia di personale tra le strutture centrali e periferiche dell´amministrazione medesima attribuendo la competenza esclusiva della gestione dello stato matricolare alla Direzione centrale per il personale appartenente ai ruoli direttivi e dirigenziali e agli uffici periferici con riguardo al personale non direttivo della Polizia di Stato; rilevato, in ordine alla richiesta di cancellazione dallo stato matricolare delle annotazioni relative a sentenze di assoluzione riguardanti l´interessato, che l´Amministrazione resistente, alla luce dell´esito favorevole delle stesse, ha dichiarato di voler procedere al loro oscuramento, pur manifestando dubbi in ordine alla possibile rilevanza che le medesime possano aver avuto nel periodo anteriore al suo passaggio presso la Questura di Milano, ultima sede di servizio deputata alla conservazione del foglio matricolare e del fascicolo personale;

RITENUTO, in ordine a tale aspetto e alla luce della documentazione in atti, di dover dichiarare non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell´art. 149 comma 2 del Codice, avendo il titolare del trattamento fornito un idoneo riscontro nel corso del procedimento attestando (con dichiarazione della cui veridicità l´autore risponde ai sensi dell´art. 168 del Codice "Falsità nelle dichiarazioni e notificazioni al Garante") di eseguire la cancellazione dallo stato matricolare del ricorrente dei dati giudiziari riferiti a provvedimenti giudiziari favorevoli al medesimo pronunciati dalle competenti Autorità;

RILEVATO, in ordine alla diversa richiesta volta ad ottenere l´eliminazione dal fascicolo personale degli atti corrispondenti alle menzionate annotazioni, che, ai sensi della normativa in materia di protezione dei dati personali, il trattamento di dati sensibili e giudiziari da parte di soggetti pubblici, nell´ambito dello svolgimento delle proprie funzioni istituzionali, è consentito ove previsto da espressa disposizione di legge o, nel caso di dati giudiziari, anche da provvedimento del Garante che specifichi le finalità di rilevante interesse pubblico perseguite, i tipi di dati trattati, nonché le operazioni eseguibili; rilevato altresì che l´art. 21 comma 2 del Codice, richiamando il secondo comma dell´art. 20, prevede altresì che qualora la legge si limiti ad individuare le sole finalità di rilevante interesse pubblico legittimanti il trattamento, senza fornire ulteriori indicazioni, quest´ultimo è consentito solo in ordine ai tipi di dati e alle operazioni specificamente individuati dal soggetto pubblico con proprio atto di natura regolamentare; rilevato che tale individuazione, in relazione ai trattamenti posti in essere dall´Amministrazione dell´Interno, è stata effettuata con d.m. n. 244 del 13 aprile 2006 concernente il "Regolamento recante identificazione dei dati sensibili e giudiziari trattati e delle relative operazioni effettuate dal Ministero dell´interno in attuazione degli articoli 20 e 21 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196" che fa espresso riferimento, tra le operazioni di trattamento finalizzate alla gestione del rapporto di lavoro consentite con riguardo ai dati giudiziari, a quelle dirette all´acquisizione di atti al fascicolo personale del dipendente, nonché a quelle necessarie a provvedere alla liquidazione delle spese legali da parte dell´Amministrazione in esecuzione di sentenze favorevoli all´interessato, circostanza verificatasi nel caso di specie come emerge anche chiaramente dalla nota del 31 gennaio 2013 dell´Ufficio II Contenzioso e Affari legali allegata dal ricorrente; rilevato inoltre che l´art. 24 d.P.R. 686/1957 indica tra i documenti da inserire nel fascicolo personale "ogni altro atto che possa interessare la carriera dell´interessato", tra i quali devono evidentemente essere ricompresi anche i provvedimenti giudiziari seppur di assoluzione; rilevato infine che l´art. 25 d.P.R. n. 686 del 1957, citato dal ricorrente a fondamento della propria richiesta di eliminazione di provvedimenti conservati nel fascicolo, individua ipotesi tassative di documenti che, qualora contenuti all´interno del fascicolo personale, devono essere espunti, non menzionando espressamente in tale elenco le sentenze di assoluzione;

RITENUTO, alla luce di quanto sopra esposto, di dover dichiarare il ricorso infondato in ordine alla richiesta di eliminazione degli atti dell´interessato dal proprio fascicolo personale, attualmente conservato, secondo quanto emerso dalla documentazione in atti, presso la Questura di Milano quale ultima sede di servizio;

VISTA la documentazione in atti;

VISTI gli artt. 145 e ss. del Codice;

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la dott.ssa Augusta Iannini;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

a) dichiara non luogo a provvedere in ordine alla richiesta di cancellazione dallo stato matricolare delle annotazioni di dati riferiti a provvedimenti giudiziari favorevoli al medesimo pronunciati dalle competenti Autorità;

b) dichiara infondato il ricorso in ordine alla restante richiesta diretta ad ottenere l´eliminazione dal proprio fascicolo personale degli atti corrispondenti alle predette annotazioni.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 d.lgs. n. 150 del 2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 30 aprile 2015

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia