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Trattamento dei dati personali - Notificazione della cessazione del trattamento - 3 settembre 1998 [41007]

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 [doc. web n. 41007]

Trattamento dei dati personali - Notificazione della cessazione del trattamento - 3 settembre 1998

Le ipotesi di cessazione del trattamento previste dall´art. 16 della legge n. 675/1996 riguardano i casi in cui il titolare intenda interrompere in via definitiva, per qualsiasi causa, l´intero complesso di operazioni concernenti un determinato trattamento di dati personali.

Roma, 3 settembre 1998

CARITRO
Via G. Galilei, 1
38100 Trento


OGGETTO: Notificazione della cessazione del trattamento (art. 16 legge n. 675/1996)

La Cassa di Risparmio di Trento e Rovereto ha inviato due note a questa Autorità con le quali intendeva notificare la cessazione del trattamento dei dati relativi a crediti vantati verso clienti morosi che sarebbero stati ceduti pro soluto ad un´altra società.

Ciò premesso, occorre anzitutto far presente che le notificazioni (sia ordinaria, sia semplificata, sia della cessazione del trattamento) devono essere effettuate utilizzando l´apposito modello su supporto cartaceo o informatico, predisposto da questa Autorità.

Bisogna inoltre precisare che le ipotesi di cessazione del trattamento previste dal predetto art. 16 della legge n. 675/1996 riguardano i casi in cui il titolare intenda interrompere in via definitiva, per qualsiasi causa, l´intero complesso di operazioni concernenti un determinato trattamento di dati personali.

Quindi, come già chiarito nel citato modello di notificazione (cfr. riquadro e)), non è necessario effettuare una notifica al Garante qualora il titolare sopprima un singolo archivio o una sua parte, ovvero elimini taluni dati e tuttavia prosegua la complessiva attività di trattamento di dati personali.

Ciò in quanto tale operazione corrisponde, di per sé, non tanto ad un´effettiva e completa cessazione del trattamento di dati connesso alle attività della società, quanto ad una parziale eliminazione delle informazioni personali la cui conservazione sia ritenuta ormai inutile ai fini dell´attività dell´ente. Alle conclusioni poc´anzi enunciate deve pervenirsi, in linea generale, anche quando il titolare cessi di trattare alcune categorie di dati.

Un discorso a parte può meritare il caso in cui alla cessione dei dati consegua la definitiva interruzione di un complessivo trattamento avente una sua specificità e che sia stato impostato dalla società con modalità assolutamente distinte ed autonome rispetto ad altre attività informative destinate a proseguire.

In ogni altra ipotesi, laddove la cessione dei dati comporti il mutamento di uno o più degli elementi fondamentali del trattamento di dati personali (ad esempio, delle finalità, delle modalità, del luogo di custodia dei dati, ecc.), la società potrà semmai valutare l´esigenza di procedere ad una modifica della notificazione inviata ai sensi dell´art. 7 della legge n. 675/1996.

IL PRESIDENTE