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Parere su una bozza di circolare relativa alle iscrizioni alle scuole dell'infanzia e alle scuole di ogni ordine e grado, cartacee e on line, per l'anno scolastico 2014/2015 - 12 dicembre 2013 [2894420]

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[doc. web n. 2894420]

Parere su una bozza di circolare relativa alle iscrizioni alle scuole dell´infanzia e alle scuole di ogni ordine e grado, cartacee e on line, per l´anno scolastico 2014/2015 - 12 dicembre 2013

Registro dei provvedimenti
n. 563 del 12 dicembre 2013

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Vista la richiesta di parere del Ministero dell´istruzione, dell´università e della ricerca in relazione alla circolare "relativa alle iscrizioni alle scuole dell´infanzia e alle scuole di ogni ordine e grado, cartacee e on line, per l´anno scolastico 2014/2015" (nota prot. n. 6260 del 20 novembre 2013);

Visto l´articolo 154, commi 4 e 5, del Codice in materia di protezione dei dati personali, d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (di seguito Codice);

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la dott.ssa Augusta Iannini;

PREMESSO

A seguito di una recente riforma normativa, le iscrizioni alle istituzioni scolastiche statali di ogni ordine e grado devono essere effettuate esclusivamente in modalità on line, attraverso un apposito applicativo che il Ministero dell´Istruzione, dell´Università e della Ricerca (di seguito Ministero) mette a disposizione delle scuole e delle famiglie (art. 7, comma 28, del d.l. 6 luglio 2012 n. 95, convertito, con modificazioni, in legge 7 agosto 2012, n. 135).

Il Ministero ha, pertanto, predisposto una bozza di circolare (di seguito "circolare") "relativa alle iscrizioni alle scuole dell´infanzia e alle scuole di ogni ordine e grado, cartacee e on line, per l´anno scolastico 2014/2015" recante le istruzioni per le iscrizioni alle scuole dell´infanzia e alle scuole di ogni ordine e grado, destinata, in particolare, alle istituzioni scolastiche, alle Direzioni Scolastiche Regionali alle Regioni ed agli Enti Locali.

Considerato che le predette operazioni comportano la raccolta ed il successivo trattamento di numerosi dati personali, riferiti per lo più a soggetti minori di età, il Ministero ha ritenuto opportuno preliminarmente coinvolgere il Garante in alcuni incontri sul tema e successivamente sottoporre al Garante la predetta circolare per le valutazioni di competenza.

OSSERVA

Ai sensi dell´art. 7, comma 28, del d.l. n. 95 del 2012, convertito con modificazioni in legge n. 135 del 2012, le iscrizioni alle istituzioni scolastiche statali di ogni ordine e grado devono essere effettuate esclusivamente in modalità on line, attraverso un apposito applicativo che il Ministero mette a disposizione delle scuole e delle famiglie.

Sulla base di tale riforma normativa, attraverso la circolare in esame, il Ministero ha inteso fornire, alle istituzioni scolastiche le indicazioni necessarie all´espletamento delle procedure di iscrizione tramite Internet, con particolare riferimento alla raccolta attraverso i moduli di iscrizione dei dati personali a tal fine necessari.

Nella circolare è spiegato che il Ministero ha realizzato una procedura informatica di facile accesso, disponibile sul portale MIUR, per poter effettuare con modalità on line le iscrizioni degli alunni.

Le istituzioni scolastiche destinatarie delle domande offrono un servizio di supporto per le famiglie prive di strumentazioni informatica.

Il Ministero ha previsto che le istituzioni scolastiche curano la redazione del proprio modulo di iscrizione attraverso un´apposita funzionalità disponibile sul portale ministeriale SIDI nell´area di "Gestione Alunni", percorso "iscrizioni OnLine".

I modelli di domanda sono resi disponibili alle famiglie attraverso l´applicazione Internet "iscrizioni on line" a cui si può accedere dal sito istituzionale del Ministero.

Tali moduli devono essere compilati per l´iscrizione alle istituzioni scolastiche statali di ogni ordine e grado, fatta eccezione per la scuola dell´infanzia. In tali casi, infatti, è ancora necessario che i genitori dei futuri allievi si rechino presso le scuole per la compilazione del modello di iscrizione.

I moduli di iscrizione on line si compongono di una parte uguale per tutte le scuole, predisposta dal Ministero per la raccolta delle informazioni essenziali relative all´alunno (tra cui in particolare, codice fiscale, nome, cognome, data di nascita e residenza) e al relativo nucleo familiare e di una sezione personalizzata dalla scuola, che, anche sulla base di un elenco predisposto dal Ministero, può richiedere ulteriori informazioni necessarie al fine di consentire agli interessati di esprimere le proprie scelte in ordine alla possibilità di fruire dei servizi previsti dalla scuola sulla base del POF (piano dell´offerta formativa) nell´ambito della propria autonomia didattica (d.P.R. 08 marzo 1999, n. 275).

In relazione al piano dell´offerta formativa dei singoli istituti, è previsto che le richieste di ulteriori informazioni, da inserire nella sezione personalizzata dalle scuole dei moduli di iscrizione devono essere definite con delibera del Consiglio di Istituto.

Al riguardo il Ministero, recependo le indicazioni fornite dall´Ufficio nel corso di specifici incontri sul tema, ha in primo luogo precisato che prima della compilazione dei moduli di iscrizione deve essere resa agli interessati un´idonea informativa sul trattamento dei dati personali, ai sensi dell´art. 13 del Codice, della quale deve essere garantita la più ampia conoscibilità.

In particolare, con riferimento all´iscrizione on line, è previsto che la pagina recante l´informativa sia visualizzata prima dell´accesso alle pagine del modello di iscrizione da compilare e che un flag ne registri la presa visione.

Per le iscrizioni alla scuola dell´infanzia, che come precisato non vengono effettuate on line, ovvero per le istituzioni scolastiche paritarie che non aderiscono al sistema di iscrizione on line, (per le scuole paritarie la partecipazione al progetto iscrizioni on line è, infatti, facoltativo) l´informativa deve essere opportunamente allegata al modello di iscrizione cartacea.

In ogni caso, è fatta salva la possibilità per le singole istituzioni scolastiche di utilizzare anche ulteriori modalità di pubblicizzazione dell´informativa, quale, ad esempio, la pubblicazione del relativo testo sul sito web della scuola.

Il Ministero, inoltre, ha specificato che le scuole, che nell´ambito della propria autonomia didattica intendono integrare ed adeguare il modulo di iscrizione per fornire agli studenti ulteriori servizi in base al proprio POF, possono raccogliere solo informazioni strettamente pertinenti e non eccedenti rispetto a ciascuna specifica finalità perseguita (art. 11 del Codice).

Recependo anche sul punto le indicazioni dell´Ufficio del Garante, il Ministero ha opportunamente rappresentato alle scuole come effettuare la valutazione della pertinenza e non eccedenza dei dati personali, ad esempio verificando se i dati raccolti siano effettivamente attinenti e correlati alla finalità considerata nell´ambito dell´offerta formativa e se la stessa, tenuto anche conto del bagaglio informativo già a disposizione della scuola, possa essere comunque validamente raggiunta con l´esclusivo uso dei dati già raccolti dalla scuola e selettivamente individuati (art. 3 del Codice).

Le predette valutazioni devono essere puntualmente evidenziate nelle delibere del Consiglio di Istituto nell´ambito delle quali, come detto, devono essere definite, di volta in volta, le ulteriori informazioni da inserire nella sezione personalizzata dalle scuole dei moduli di iscrizione

Il Ministero ha, infine, precisato che le scuole potranno conservare, con modalità che consentano l´identificazione degli interessati, i moduli di iscrizione relativi agli studenti che pur avendo presentato la domanda non si siano per qualsiasi ragione iscritti, solo per le finalità espressamente previste dalla normativa di settore e per un periodo di tempo non superiore a quello a tali fini strettamente necessario (cfr. art. 11 del Codice).

TUTTO CIO´ PREMESSO IL GARANTE

ai sensi dell´art. 154, commi 4 e 5, del Codice, esprime parere favorevole sulla bozza di circolare ministeriale "relativa alle iscrizioni alle scuole dell´infanzia e alle scuole di ogni ordine e grado, cartacee e on line, per l´anno scolastico 2014/2015".

Roma, 12 dicembre 2013

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia