[doc. web n. 1784941]

Procedura relativa alla redazione del verbale delle riunioni collegiali del Garante per la protezione dei dati personali - 9 dicembre 2010

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Daniele De Paoli, segretario generale;

VISTO l´art. 156, comma 3, lett. a) del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali), ai sensi del quale il Garante con propri regolamenti pubblicati sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana, definisce l´organizzazione e il funzionamento dell´Ufficio, anche ai fini dello svolgimento dei compiti assegnati al Garante dall´art. 154 del medesimo Codice;

VISTO il regolamento n. 1/2000, approvato con delibera del 28 giugno 2000, concernente "l´organizzazione e il funzionamento dell´ufficio del Garante per la protezione dei dati personali", pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana n. 162 del 13 luglio 2000;

VISTO in particolare l´art. 5, comma 6 del suddetto regolamento - così come modificato dalla deliberazione n. 24 del 19 luglio 2001- secondo il quale, "Il dirigente del servizio di segreteria del collegio svolge le funzioni di segretario, partecipa alle riunioni del collegio, redige e sottoscrive il verbale e predispone la documentazione richiesta dai componenti del Garante. In caso di assenza o impedimento temporaneo, ovvero qualora il Garante lo reputi opportuno, le funzioni di segretario possono essere svolte da un dipendente designato dal Garante o dal componente più giovane";

VISTA la delibera del 26 luglio 2006, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana n. 183 dell´8 agosto 2006, recante il "Regolamento concernente l´accesso ai documenti amministrativi presso l´ufficio del Garante per la Protezione dei dati personali";

RITENUTO di adottare specifiche procedure concernenti le modalità di redazione dei verbali delle riunioni del Collegio;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il prof. Francesco Pizzetti;

DELIBERA

(Procedura relativa alla redazione del verbale delle riunioni collegiali del Garante per la protezione dei dati personali).

1. Il dirigente del Servizio segreteria del Collegio, ai soli fini della redazione del verbale, dispone la registrazione delle riunioni collegiali. Le registrazioni delle sedute sono conservate a cura del Servizio di segreteria del Collegio per il periodo necessario all´approvazione del relativo verbale, in seguito alla quale il Servizio medesimo provvede alla loro cancellazione. Prima della cancellazione la registrazione è a disposizione dei componenti che ne facciano richiesta. Il supporto magnetico o digitale non sostituisce la verbalizzazione e non costituisce un documento ai sensi della legge n. 241/1990;

2. dal verbale devono risultare l´ordine del giorno, con eventuali integrazioni ed i nomi dei presenti, ciascun argomento trattato, gli elementi essenziali della relazione svolta, della discussione nonché le decisioni adottate, riportando gli interventi dei singoli componenti qualora questi ne facciano specifica richiesta;

3. i verbali delle riunioni sono trasmessi al Presidente e ai componenti almeno due giorni prima della seduta immediatamente successiva a quella a cui si riferiscono, unitamente alla documentazione relativa all´ordine del giorno;

4. i verbali delle riunioni sono raccolti e conservati a cura del Servizio segreteria del collegio;

5. i verbali delle riunioni del Collegio sono accessibili nei limiti e con le modalità previste dal regolamento per l´accesso di cui alla delibera del 26 luglio 2006, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana n. 183 dell´8 agosto 2006, recante il "Regolamento concernente l´accesso ai documenti amministrativi presso l´ufficio del Garante per la Protezione dei dati personali".

Roma, 9 dicembre 2010

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Pizzetti

IL SEGRETARIO GENERALE
De Paoli