[doc. web n. 1597590]

Lavoro pubblico e reperibilità del dipendente assente per malattia - 3 febbraio 2009

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott. Daniele De Paoli, segretario generale reggente;

VISTA l´istanza ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196) inviata il 3 ottobre 2008 al Ministero delle Giustizia – Tribunale ordinario di Firenze, con la quale XY, dipendente in servizio presso il medesimo tribunale, ha chiesto di conoscere le modalità del trattamento dei dati personali, anche sensibili, che la riguardano contenuti in una nota del 10 luglio 2008 (con la quale l´amministrazione contestava all´interessata, in stato di malattia, la variazione dell´indirizzo precedentemente comunicato ai fini degli accertamenti medico- fiscali) che l´amministrazione medesima aveva trasmesso via fax alla stazione dei carabinieri del luogo in cui l´interessata aveva stabilito la propria temporanea dimora perché questi provvedessero alla sua notificazione all´interessata stessa; visto che con la medesima istanza l´interessata ha chiesto di conoscere gli estremi identificativi del responsabile del trattamento, ove designato, e i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati; rilevato che l´interessata, lamentando l´illegittima comunicazione dei dati personali sensibili che la riguardano – che sarebbe avvenuta in violazione dei principi di correttezza e di non eccedenza di cui all´art. 11 del Codice - ha chiesto il blocco degli stessi in quanto trattati in violazione di legge (con relativa attestazione di aver portato tale operazione a conoscenza di coloro ai quali i dati sono stati comunicati), opponendosi altresì al loro ulteriore trattamento;

VISTO il ricorso presentato al Garante il 31 ottobre 2008 da XY nei confronti del Ministero della giustizia - Tribunale ordinario di Firenze, con il quale la ricorrente, nel comunicare di aver ricevuto un riscontro inidoneo alle istanze formulate con interpello preventivo ex art. 7 del Codice, ha ribadito le proprie richieste ed ha chiesto, altresì, di porre a carico della parte resistente le spese sostenute per il procedimento;

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota del 6 novembre 2008 con la quale questa Autorità, ai sensi dell´art. 149, comma 1, del Codice, ha invitato il titolare del trattamento a fornire riscontro alle predette richieste, nonché l´ulteriore nota del 22 dicembre 2008 con cui, ai sensi dell´art. 149, comma 7, del Codice, è stato prorogato il termine per la decisione sul ricorso;

VISTA la nota fatta pervenire via fax il 26 novembre 2008 con la quale il Ministero della Giustizia - Tribunale ordinario di Firenze, nel sottolineare di avere riscontrato le istanze della ricorrente già in data 14 ottobre 2008, ha affermato che "la nomina del responsabile non è stata effettuata" e che "i soggetti incaricati del trattamento di tutti gli aspetti connessi alla gestione del rapporto di lavoro dei dipendenti amministrativi del tribunale sono gli addetti all´ufficio del personale – unità organizzativa della segreteria del dirigente amministrativo – che agiscono in ottemperanza alle disposizioni impartite dal medesimo dirigente"; visto che la resistente ha altresì precisato che "la nota del 10 luglio 2008 non contiene alcun elemento da cui possa ricavarsi la natura della malattia ed è propedeutica a un eventuale procedimento disciplinare, procedimento poi realmente instaurato e concluso con la sanzione" e ha altresì sostenuto che la scelta dell´Arma dei carabinieri per la notifica della medesima nota è "stata determinata dalla maggiore celerità, attesa la sua dislocazione sul territorio (…) e dalla circostanza di portare la nota dirigenziale all´effettiva conoscenza della ricorrente, che in analoghe occasioni di malattia non era stata rinvenuta nella abituale residenza, impedendo i prescritti controlli fiscali. Gli stessi carabinieri hanno confermato che anche in questa occasione la ricorrente non si era resa reperibile all´indirizzo comunicato all´Ufficio";

VISTA la nota pervenuta via fax il 2 dicembre 2008 con la quale la ricorrente ha lamentato: a) "la reticenza del datore di lavoro circa le modalità del trattamento dei dati personali sensibili inerenti lo stato di malattia"; b) che il titolare non abbia indicato "l´identità degli incaricati interni, individuati genericamente con riferimento alla unità organizzativa della segreteria del dirigente amministrativo (…)"; visto che nella medesima nota la ricorrente ha sottolineato come nessuna disposizione legislativa o regolamentare legittimi il datore di lavoro pubblico ad avvalersi dell´Arma dei carabinieri "per recapitare missive attinenti esclusivamente al rapporto di lavoro, con strumenti che implicano la comunicazione di dati personali sensibili del lavoratore (…)";

VISTA la nota pervenuta via fax il 12 gennaio 2009 con la quale il titolare del trattamento, nel rappresentare nuovamente che la scelta di notificare la nota all´interessata per il tramite dei carabinieri ("che hanno poteri di notifica e certificazione") rispondeva "all´esigenza di portare a conoscenza effettiva del soggetto l´atto e al tempo stesso di assicurare celerità nell´adempimento degli oneri formali", ha altresì sottolineato la liceità del trattamento effettuato, in quanto lo stesso era finalizzato al perseguimento di una finalità di rilevante interesse pubblico quale è "l´accertamento e la repressione di comportamenti causanti responsabilità disciplinari";

VISTA la nota pervenuta via fax il 16 gennaio 2009 con la quale la ricorrente, nel lamentare nuovamente l´illiceità del trattamento dei dati personali sensibili che la riguardano, ha rinnovato "integralmente" tutte le richieste formulate nel ricorso;

RILEVATO che, contrariamente a quanto sostenuto dalla resistente, l´indicazione del dato relativo all´assenza per "malattia" dà luogo ad un trattamento di dati personali sensibili, dal momento che tale informazione, pur non facendo riferimento a specifiche patologie, è comunque suscettibile di "rivelare lo stato di salute" dell´interessata (art. 4, comma 1, lett. d) del Codice);

CONSIDERATO che il trattamento dei dati sensibili di lavoratori alle dipendenze di datori di lavoro pubblici deve aver luogo nel rispetto dei princìpi generali di cui agli artt. 20 e 22 del Codice e che alla luce di quanto previsto con decreto del Ministro della giustizia 12 dicembre 2006, n. 306 ("Regolamento recante disciplina del trattamento dei dati sensibili e giudiziari da parte del Ministero della Giustizia, adottato ai sensi degli articoli 20 e 21 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196") - che prevede il trattamento dei dati concernenti lo stato di salute per le finalità di gestione del personale civile - il ministero resistente può trattare lecitamente tali tipi di dati, limitatamente alle operazioni strettamente indispensabili per svolgere le pertinenti funzioni istituzionali (artt. 22, comma 9, e 112 del Codice);

CONSIDERATO che nel trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute dei lavoratori "l´amministrazione deve rispettare anzitutto i princìpi di necessità e di indispensabilità, valutando specificamente il rapporto tra i dati sensibili e gli adempimenti derivanti da compiti e obblighi di volta in volta previsti dalla legge" e che "le comunicazioni a terzi di informazioni di carattere sensibile dei dipendenti devono ritenersi in linea generale lecite, quando esse siano realmente indispensabili per perseguire le finalità di rilevante interesse pubblico connesse all´instaurazione e alla gestione di rapporti di lavoro da parte dei soggetti pubblici di cui all´art. 112 del Codice. Tali comunicazioni possono avere ad oggetto dati individuati nei pertinenti atti regolamentari dell´amministrazione e che siano in concreto indispensabili, pertinenti e non eccedenti in rapporto ai compiti e agli adempimenti che incombono al soggetto pubblico in qualità di datore di lavoro in base alla normativa sull´ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche" (punti 8.1 e 5.1 delle "Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico" – provvedimento del Garante del 14 giugno 2007);

CONSIDERATO che, nel caso di specie, anche attesa la difficoltà di reperire l´interessata presso il proprio abituale domicilio (con conseguente difficoltà nell´espletamento dei dovuti controlli relativi all´accertamento dello stato di malattia), la comunicazione dei dati personali sensibili della ricorrente (peraltro limitatamente alla dicitura "attualmente in malattia") alla stazione dei carabinieri del luogo che la stessa aveva indicato come propria dimora temporanea perché questi provvedessero a notificare la nota all´interessata era necessaria al perseguimento di una finalità di rilevante interesse pubblico connessa alla gestione del rapporto di lavoro (art. 112 del Codice); considerato altresì che l´utilizzo del fax quale modalità di trasmissione di atti tra amministrazioni pubbliche è consentito dalla legge (art. 2, comma 5, l. n. 127/1997) e, nel caso in esame, non risulta effettuato in modo eccedente lo scopo, dal momento che la comunicazione era indirizzata espressamente alla struttura che l´amministrazione resistente ha individuato come la più consona a "contemperare l´esigenza di portare a conoscenza effettiva del soggetto l´atto e l´esigenza di assicurare celerità nell´adempimento degli oneri formali"; ciò tenendo conto che, presso l´organo notificante, ciascun dipendente (tenuto al segreto d´ufficio ai sensi dell´art. 326 c.p.) deve rivestire il ruolo di incaricato del trattamento e, in quanto tale, è tenuto al rispetto degli obblighi di riservatezza e delle misure di sicurezza poste a protezione dei dati personali trattati;

RITENUTO che, in ordine alle richieste avanzate ai sensi dell´art. 7, commi 1 e 2, del Codice, deve essere dichiarato non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell´art. 149, comma 2, del Codice avendo il titolare del trattamento fornito alle stesse un sufficiente riscontro, sia pure solo nel corso del procedimento, anche fornendo indicazioni sulle categorie di soggetti incaricati del trattamento (precisando, in particolare, quali uffici dell´organizzazione interna hanno trattato e tuttora conservano i dati personali della ricorrente per le finalità di gestione del rapporto di lavoro);

RITENUTO invece di dover dichiarare infondate le richieste di blocco dei dati personali della ricorrente contenuti nella nota del 10 luglio 2008 e di opposizione al loro ulteriore trattamento, dal momento che non risulta, allo stato degli atti, che lo stesso sia stato effettuato in violazione di legge;

VISTA la determinazione generale del 19 ottobre 2005 sulla misura forfettaria dell´ammontare delle spese e dei diritti da liquidare per i ricorsi; ritenuto congruo, su questa base, determinare l´ammontare delle spese e dei diritti inerenti all´odierno ricorso nella misura forfettaria di euro 500, di cui euro 150 per diritti di segreteria, considerati gli adempimenti connessi, in particolare, alla presentazione del ricorso e ritenuto di porli a carico del Ministero della giustizia, nella misura di euro 200 previa compensazione della residua parte per giusti motivi legati al riscontro fornito dall´amministrazione resistente nel corso del procedimento;

VISTA la documentazione in atti;

VISTI gli artt. 145 e s. del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196);

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Giuseppe Chiaravalloti;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

a) dichiara non luogo a provvedere in ordine alle richieste di cui all´art. 7, commi 1 e 2, del Codice;

b) dichiara infondate la richiesta di blocco dei dati personali e l´opposizione all´ulteriore trattamento degli stessi;

c) determina nella misura forfettaria di euro 500 l´ammontare delle spese e dei diritti del procedimento posti, nella misura di 200 euro, previa compensazione della residua parte per giusti motivi, a carico del Ministero della giustizia – Tribunale ordinario di Firenze, il quale dovrà liquidarli direttamente a favore della ricorrente.

Roma, 3 febbraio 2009

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Chiaravalloti

IL SEGRETARIO GENERALE REGGENTE
De Paoli