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Diritto di accesso - Richiesta di cancellazione dei dati - 17 aprile 2002 [1065172]

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[doc. web. n. 1065172]

Diritto di accesso - Richiesta di cancellazione dei dati - 17 aprile 2002

L´istanza di cancellazione può essere proposta soltanto qualora i dati siano trattati dal titolare in violazione di legge o non sia più necessaria la loro conservazione rispetto agli scopi per i quali essi sono stati raccolti ed utilizzati (fattispecie in cui il Garante, nel respingere l´istanza di cancellazione, ha ritenuto lecita la conservazione, da parte di un fondo di previdenza, dei dati personali di alcuni iscritti, in quanto acquisiti pe la gestione di un rapporto pre-contrattuale).


IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Esaminato il ricorso presentato dalla sig.a Ivana Orsi e dal sig. Guido Bufardeci nei confronti del Fondo previdenza dipendenti della casa da gioco di Saint-Vincent giochi tradizionali;

Vista la documentazione in atti;

VISTI gli articoli 13 e 29 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e gli articoli 18, 19 e 20 del d.P.R. 31 marzo 1998, n. 501;

Viste le osservazioni dell’Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il prof. Gaetano Rasi;

PREMESSO:

I ricorrenti (uno dei quali -dipendente della casa da gioco- ha presentato un’ istanza di anticipazione delle somme spettanti sul trattamento pensionistico al Fondo pensione dei dipendenti della casa da gioco di Saint Vincent-giochi tradizionali, che ha rigettato tale richiesta) lamentano di non aver ricevuto completo riscontro alla richiesta avanzata ai sensi dell’art. 13 della legge n. 675/1996 con la quale avevano chiesto la conferma dell’esistenza dei dati personali contenuti nella predetta domanda di anticipazione e nella documentazione allegata, la comunicazione della logica e delle finalità del trattamento e la cancellazione dei dati la cui conservazione "non fosse necessaria" per gli scopi perseguiti con il predetto trattamento.

A seguito della predetta istanza, il Fondo pensione dei dipendenti della casa da gioco di Saint Vincent-giochi tradizionali, in data 13 marzo 2002 ha risposto agli interessati confermando di detenere la documentazione relativa alla domanda di anticipazione che rimarrebbe "acquisita agli atti del Fondo in ossequio agli obblighi di legge".

Nel ricorso presentato a questa Autorità ai sensi dell’art. 29 della legge n. 675/1996 i ricorrenti hanno però sostenuto che il titolare del trattamento conserverebbe alcuni documenti (copia di rogito notarile e di contratto di mutuo stipulati dagli odierni ricorrenti, esatta ubicazione dell’immobile, ecc.) senza che nessuna norma statutaria o di regolamento ne preveda l’acquisizione. Inoltre il Fondo non avrebbe alcun interesse a trattenere la documentazione in quanto lo stesso non potrebbe essere mai chiamato da "amministrazioni vigilanti a giustificare l’avvenuta erogazione di somme essendo stata rigettata la domanda di anticipazione di queste".

A seguito dell’invito ad aderire formulato da questa Autorità in data 29 marzo 2002, il titolare del trattamento, con nota del 5 aprile u.s., ha risposto evidenziando che:

  • la logica e la finalità del trattamento sarebbero state già precisate nell’informativa a suo tempo rilasciata all’interessata;
  • la disposizione di cui all’art. 2214 del codice civile spiegherebbe effetti anche nei confronti dei fondi di previdenza;
  • il diniego sarebbe ispirato a mero obbligo di diligenza nello svolgimento del ruolo di amministratori di un fondo.

In data 5 aprile 2002 i ricorrenti hanno inviato una memoria nella quale hanno manifestato perplessità sull’applicazione del citato art. 2214 ai fondi di previdenza, nonché sui poteri di controllo della Commissione di vigilanza sui fondi pensione in ordine alla fattispecie.

In proposito questa Autorità ha chiesto elementi di valutazione alla medesima Commissione che con nota del 18 aprile 2002 ha affermato:

  1. che il Fondo previdenza dipendenti della casa da gioco di Saint- Vincent giochi tradizionali è iscritto all’albo tenuto dalla stessa Commissione;
  2. di ritenere "rispondente a criteri di corretta gestione la conservazione … della documentazione afferente ad istanze" presentate dagli associati;
  3. ai sensi del decreto legislativo n. 124/1993, la Commissione può effettuare "controlli sulla gestione tecnica, finanziaria, patrimoniale, contabile dei fondi, anche mediante ispezione presso gli stessi, richiedendo l’esibizione dei documenti e degli atti che ritenga necessari";
  4. il mancato "ottemperamento da parte degli esponenti dei fondi pensione alle richieste della Commissione potrebbe dar luogo all’applicazione di provvedimenti di sospensione o decadenza e di sanzioni amministrative, ai sensi degli articoli 15 e 18-bis del citato decreto legislativo".



CIÒ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

Il ricorso concerne il trattamento dei dati svolto da un fondo pensione, in ordine ad una istanza di un associato volta ad ottenere l’anticipazione delle somme spettanti sul trattamento pensionistico, con specifico riferimento ai profili attinenti la conservazione dei dati.

In relazione alla richiesta dei ricorrenti volta ad ottenere la conferma dell’esistenza dei dati personali e la comunicazione della logica e della finalità su cui si basa il trattamento, va dichiarato non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell’art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998, avendo il titolare del trattamento fornito in proposito un riscontro idoneo.

Il ricorso va dichiarato, invece, infondato per quanto riguarda la richiesta volta ad ottenere la cancellazione dei dati dall’archivio del titolare anche mediante la restituzione della documentazione sopra indicata.

La cancellazione, il blocco o la trasformazione in forma anonima dei dati, com’è noto, possono essere chieste soltanto nel caso in cui i dati siano trattati in violazione di legge o non sia più necessaria la loro conservazione rispetto agli scopi per i quali essi sono stati raccolti ed utilizzati (art. 13, comma 1, lett. c), num. 2), legge n. 675).

Dalla documentazione acquisita nel corso dell’istruttoria ed in particolare dalle precisazioni fornite dalla Commissione di vigilanza sui fondi pensione è emerso che la conservazione negli archivi del Fondo di previdenza dei dati in questione non presenta profili di specifica illegittimità che giustifichino la richiesta di cancellazione.

Non può infatti ritenersi, nella fattispecie, che i dati personali in questione siano trattati in adempimento di un obbligo normativo (art. 12, comma 1, lett. a), legge n. 675/1996), obbligo che non è insito nella mera eventualità che il Fondo, in caso di futuri e successivi controlli sulla gestione, debba esibire atti e documenti custoditi. Tuttavia, i medesimi dati sono stati lecitamente raccolti per la gestione di un rapporto pre-contrattuale (art. 12, comma, lett. b), della legge n. 675/1996) e, per tali finalità e a giustificazione della procedura e della decisione adottato (come sottolineato nella predetta nota della Commissione di vigilanza dei fondi pensione), ne risulta allo stato legittima la conservazione.


PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:


a) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell’art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998, nei termini di cui in motivazione, per quanto concerne la richiesta volta ad ottenere la conferma dell’esistenza dei dati e la comunicazione della logica e delle finalità del trattamento;

b) non fondato il ricorso per quanto riguarda la richiesta di cancellazione dei dati personali.

Roma, 17 aprile 2002

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Rasi

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli