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Verifica preliminare. Installazione di un sistema di localizzazione satellitare sui veicoli in uso alla polizia locale - 29 marzo 2018 [8576577]

 

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[doc. web n. 8576577]

Verifica preliminare. Installazione di un sistema di localizzazione satellitare sui veicoli in uso alla polizia locale - 29 marzo 2018

Registro dei provvedimenti
n. 181 del 29 marzo 2018

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196, di seguito "Codice");

VISTO il provvedimento n. 370 del 4 ottobre 2011 (Sistemi di localizzazione dei veicoli nell'ambito del rapporto di lavoro, in www.garanteprivacy.it,  doc. web n. 1850581);

ESAMINATA la richiesta di verifica preliminare presentata dal Comune di Cava Manara - Servizio di polizia locale, ai sensi dell'articolo 17 del Codice;

VISTI gli atti d'ufficio;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dott. Antonello Soro;

PREMESSO

1. L'istanza del Comune.

1.1. Il Comune di Cava Manara- Servizio di polizia locale (provincia di Pavia) ha presentato una richiesta di verifica preliminare ai sensi dell'articolo 17 del Codice, in relazione all'installazione di un sistema di localizzazione satellitare sui veicoli in uso alla polizia locale (in un primo momento l'istanza era stata formulata anche con riguardo alle radioricetrasmittenti ma, successivamente, è stato precisato che "le radio ricetrasmittenti eventualmente acquistate non saranno geolocalizzate", cfr. nota 20.12.2017, in atti). Il Comune ha rappresentato la necessità di dotare i veicoli del servizio, gestito in forma associata (cfr., Convenzione per la gestione della funzione di polizia locale tra i comuni del Siccomario – Cairoli, in atti), di un sistema di radiocomunicazione, multi accesso a tecnologia digitale, da utilizzare su tutti i veicoli degli enti appartenenti al servizio associato. Occorre fornire, infatti, "periodicamente dati statistici relativamente al tempo di lavoro dedicato dagli operatori […] ad ogni singolo ente, nonché ai chilometri effettivamente percorsi dai veicoli in ogni singolo territorio"(cfr. istanza pervenuta il 22 maggio 2017, p. 1).

1.2. L'Ente, nell'ambito dell'istruttoria, ha rappresentato che:

a) il Comune di Cava Manara, in qualità di ente "capofila della convenzione, con proprio atto interno deliberava di installare i dispositivi GPS […] messi a disposizione alla convenzione" (cfr. p. 1, istanza cit.) ed è, pertanto, titolare dei trattamenti complessivamente effettuati sul territorio dei comuni che aderiscono alla convenzione (cfr. nota 20.12. 2017, p. 1, lett. a);

b) il sistema sarà installato per le finalità di  "assicurare la sicurezza e l'incolumità del personale […]"; "fornire un ausilio per ottimizzare l'utilizzo operativo del personale e dei veicoli utilizzati dalla polizia locale"; "fornire un ausilio per rilevazioni di tipo quantitativo e statistico"; perseguire "ragioni di giustizia" (cfr. p. 1, istanza cit.) ossia  "la possibilità da parte della polizia locale, in caso di particolari indagini, di utilizzare dispositivi GPS previa autorizzazione da parte della magistratura" (cfr. nota cit., p. 1, lett. c);

c) "i veicoli […]non sono assegnati sempre ai soliti operatori e […]sono identificati mediante un codice. […]ad inizio turno […]  ogni operatore prende in consegna  il veicolo […] assegnato mediante tabella di servizio apposta nella sede del comune […], ciò consentirà all'operatore della centrale di associare il veicolo agli utilizzatori, al termine della giornata la tabella che non viene protocollata verrà rimossa impedendo l'associazione di un veicolo ad un particolare operatore" (cfr. nota cit., p. 1, lett. b) e o.d.s. n. 8/2016, p. 2 cit.);

d) i dati relativi alla localizzazione geografica, resi disponibili in tempo reale- che consistono nel"la sola localizzazione geografica in mappa del dispositivo GPS" installato sui veicoli di servizio (cfr. nota cit., p. 2, lett. e)- "verranno visualizzati in tempo reale in mappa su apposito monitor presente presso la centrale operativa del comando e consentiranno al responsabile del servizio o suo delegato di coordinare i vari interventi richiesti sul territorio in modo più efficiente ed efficace" (cfr. istanza cit., p. 1);

e) i dati complessivamente rilevati e conservati riguardano "il tempo di permanenza di uno o più operatori in un determinato settore(comune) e la percorrenza dei veicoli di servizio in un determinato settore" (calcolata in "chilometri effettuati dai veicoli in sevizio in un determinato settore", come specificato meglio p. 2, lett. f) nota cit.);

f) quanto ai tempi di rilevazione della posizione dei veicoli il sistema consentirà di "localizzare la posizione ogni 30 secondi" (cfr. nota cit., p. 2, lett. d);

g) la consultazione dei dati relativi alla localizzazione dei veicoli sarà consentita esclusivamente "al responsabile del servizio, nominato responsabile unico del trattamento dei dati, [cui] sarà consentito estrapolare dal sistema, con proprie password, tutti i dati quantitativi relativi al tempo di permanenza di un determinato veicolo […] o i chilometri percorsi dallo stesso in un determinato territorio"; le informazioni così raccolte "avranno solo un fine statistico e serviranno per la rendicontazione dei costi di gestione dei veicoli ai comuni convenzionati. Non […] potranno essere utilizzati per verificare la presenza di uno o più operatori in un determinato luogo o per accertare le ore di lavoro effettuate o per l'adozione di eventuali provvedimenti disciplinari" (cfr. istanza cit., p. 1);

h) i dati saranno conservati per  "periodo massimo di trenta giorni" (cfr. istanza cit., p. 2);

i)  prima dell'installazione del sistema si provvederà ad acquisire "autorizzazione da parte del Ministero del lavoro e delle politiche sociali-Direzione territoriale del lavoro" (cfr. istanza cit., p. 2; ma v. anche, O.d.s. n. 8/2016, cit.);

j) il Comune provvederà inoltre ad adottare un "apposito regolamento" sull'utilizzo di tale sistema tecnologico e ai dipendenti sarà fornita una specifica informativa "sui dispositivi GPS installati e sulle loro finalità"; su ciascun veicolo sarà apposta un'informativa semplificata (cfr. istanza cit., p. 2);

k) si intendono adottare "specifiche misure di sicurezza a protezione dei dati trattati" (cfr. istanza cit., p. 2).

RILEVATO

2. Liceità del trattamento dei dati di localizzazione.

In base alle dichiarazioni rese nel corso del procedimento e alla documentazione in atti, risulta che le funzioni di polizia municipale e polizia amministrativa locale sono svolte, dal 1°settembre 2015, in forma associata dall'Associazione di Polizia locale Cairoli-Siccomario, costituita dal Comune istante che ne è capofila e da altri comuni indicati nella delibera (cfr. art. 3, Convenzione, in atti; ciò in base a quanto previsto dall'art. 19, d.l. 6.7.2012, n. 95 convertito, con modificazioni, in legge 7 agosto 2012, n. 135). Il Comune, in qualità di titolare del trattamento, ha disposto l'acquisto e l'installazione dei dispositivi idonei ad effettuare la rilevazione satellitare (mediante sistema GPS) sui veicoli in uso alla polizia locale (cfr., Deliberazione del 24 maggio 2016, n. 10, in atti).

Il sistema, nel rilevare la posizione geografica dei veicoli sui quali sono installati i dispositivi, determina il trattamento di dati personali degli operatori ai quali i mezzi sono assegnati, essendo possibile procedere all'associazione tra questi ed un interessato identificabile (artt. 4, commi 1, lett. b) e 2, lett. i) e 37, comma 1, lett. a) del Codice; cfr., O.d.s. n. 8/2016, cit.). Il datore di lavoro è, infatti, in condizione di risalire alla persona di volta in volta assegnataria di ciascun veicolo, anche quando, come nel caso di specie, i dati di localizzazione non siano associati immediatamente al nominativo dei lavoratori interessati, e ciò mediante il confronto tra i dati rilevati dal sistema e le tabelle di assegnazione dei veicoli.

Da ciò consegue, quindi, l'applicabilità ai trattamenti in esame della disciplina in materia di protezione dei dati personali (art. 4, comma 1, lett. b), del Codice; cfr., in proposito, Provv. 4.10.2011, cit., punto 1; Parere n. 5/2005 del 5 novembre 2005 sull'uso di dati relativi all'ubicazione al fine di fornire servizi a valore aggiunto del Gruppo di lavoro articolo 29 per la protezione dei dati, WP 115, p. 10; v. altresì Parere n. 4/2007 sul concetto di dati personali, WP 136, p. 11).

Sotto tale profilo, gli scopi perseguiti con l'installazione del sistema risultano, in termini generali, leciti considerato che il Comune può effettuare trattamenti di dati personali riferiti (anche) ai propri dipendenti nello svolgimento delle proprie funzioni istituzionali nel rispetto dei principi posti dal Codice (cfr. artt. 11, comma 1, lett. a) e d) e 18, comma 2 del Codice).

Considerato che il trattamento dei dati oggetto del presente provvedimento avviene nel contesto del rapporto di lavoro e che il sistema consente di ricostruire, anche indirettamente, l'attività degli operatori di polizia municipale ne consegue che il rispetto della disciplina lavoristica in materia di impiego di "strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori" (artt. 11, comma 1, lett. a) e 114 del Codice e art. 4, comma 1, l. 20 maggio 1970, n. 300, come modificato dall'art. 23 del d. lg. n. 151/2015) costituisce condizione di liceità del trattamento (sul punto, cfr. Provv. 24 maggio 2017, doc. web n. 6495708; v. pure Ispettorato nazionale del lavoro, circolare n. 2/2016 del 7.11.2016, ma già, seppur con riguardo al quadro normativo previgente, anche Provv. 4.10.2011, cit., spec., punti 2.2. e 2.3).

Al riguardo, si prende quindi positivamente atto del fatto che il Comune ha rappresentato che, successivamente all'adozione del presente provvedimento, attiverà la procedura di garanzia prevista dall'articolo 4, comma 1, della legge 20 maggio 1970, n. 300 (cfr., istanza p. 2 e o.d.s n. 8/2016 cit., in cui prefigurava l'autorizzazione pubblica, e nota 20.12.2017 con la quale ha indicato il possibile raggiungimento dell'accordo sindacale; con specifico riferimento al rapporto tra accordo con le rappresentanze aziendali e procedura autorizzatoria pubblica, cfr. Ispettorato nazionale del lavoro, nota n. 4619 del 24.5.2017).

3. Principi di finalità e proporzionalità dei trattamenti.

3.1. In relazione alle competenze attribuite dall'ordinamento ai comuni per l'esercizio delle funzioni di polizia municipale e polizia amministrativa locale, il trattamento di dati che si intende effettuare attraverso il descritto sistema di geolocalizzazione risulta conforme al principio di proporzionalità (art. 11 comma 1 lett. d) Codice).

Stando a quanto dichiarato dal Comune, il personale della sala operativa (il responsabile del servizio o un suo delegato) potrà visualizzare sul monitor, "in tempo reale", la posizione dei veicoli muniti dei dispositivi satellitari e, se del caso, identificare l'operatore esclusivamente allo scopo di coordinare le attività e di gestire in modo più efficiente il servizio o eventuali situazioni di criticità o emergenza. Tale identificazione potrà avvenire attraverso il raffronto delle informazioni contenute nelle tabelle di presa in carico dei veicoli sui quali sono collocati i dispositivi con i dati di geolocalizzazione rilevati dal sistema (cfr. Provv. 16.3.2017, n. 138, spec. par. 3, doc web n. 6275314 e Provv. 4.10.2011, n. 370, doc. web n. 1850581, cit., spec. par. 3).

3.2. Ultimato il turno di servizio e comunque "a fine giornata", il Comune ha assicurato che il sistema prevede la rimozione delle tabelle di presa in carico dei veicoli, in modo da non permettere l'ulteriore identificabilità degli operatori, in relazione ai dati di localizzazione memorizzati: l'ulteriore conservazione del dato identificativo dell'operatore non è, infatti, necessaria per la finalità di consuntivazione dei costi relativi alle attività effettuate nell'ambito dei territori dei comuni associati (cfr., da ultimo, Provv. 24.5.2017, doc. web n. 6495708 punto 5.3., cit.  ma, già, Provv. 2.10.2014, doc. web n. 3534543). Il titolare dovrà, quindi, adottare misure organizzative preordinate all'effettiva e definitiva cancellazione dei dati contenuti nelle tabelle in questione entro e non oltre il breve periodo temporale stabilito (cfr. Provv. 19.10.2017, doc web n. 7321142, par. 3.2.).

3.3. In generale, con riferimento alla frequenza della rilevazione dei dati di geolocalizzazione, occorre osservare che i principi di necessità e proporzionalità non consentono, di regola, una rilevazione costante e continuativa della posizione del veicolo (artt. 3 e 11, comma 1, lett. a) e d), del Codice; sul punto, Raccomandazione del 1° aprile 2015, CM/Rec(2015)5, sul trattamento di dati personali nel contesto occupazionale, par. 16; ma già, "Gruppo articolo 29", Parere n. 13, 16 maggio 2011, sui servizi di geolocalizzazione su dispositivi mobili intelligenti, WP 185, p. 15: "il datore di lavoro deve […] evitare il monitoraggio costante […e che i] dispositivi di tracciamento dei veicoli non sono dispositivi di tracciamento del personale, bensì la loro funzione consiste nel rintracciare o monitorare l'ubicazione dei veicoli sui quali sono installati. I datori di lavoro non dovrebbero considerarli come strumenti per seguire o monitorare il comportamento o gli spostamenti di autisti o di altro personale […]"). Il sistema deve quindi essere configurato in modo da consentire la rilevazione del punto geografico con una periodizzazione temporale strettamente aderente ai menzionati principi di pertinenza e non eccedenza in relazione alle finalità perseguite (in senso analogo, Provv. 4.10.2011, punto 3, cit. e, più di recente, Provv. 16.3.2017, n. 138, doc. web n. 6275314 e Provv. 24.5.2017, n. 247, doc. web n. 6495708, cit.).

In considerazione delle particolari finalità perseguite nella conduzione dell'attività di polizia locale e, in particolare, della necessità di coordinare le attività e gestire eventuali situazioni di criticità ed emergenza, si ritiene tuttavia che una rilevazione dei dati con una cadenza particolarmente frequente, come quella prospettata dal titolare (ogni 30 secondi), non sia, nel caso di specie, in contrasto con i princìpi di pertinenza e non eccedenza dei dati trattati (art. 11, comma 1, lett. d) del Codice), come invece sarebbe in altri casi e per il perseguimento di diverse finalità.

Ciò tenuto conto, altresì, sia delle misure prospettate dal Comune a tutela degli interessati (punto 1, lett. c)), in particolare la non identificabilità diretta degli operatori e la successiva eliminazione delle tabelle di assegnazione dei veicoli agli operatori, sia delle assicurazioni fornite dal titolare in merito al non utilizzo delle informazioni storicizzate per finalità diverse ed ulteriori rispetto a quelle della raccolta (quali la verifica della presenza degli operatori in un determinato luogo o per accertare le ore di lavoro effettuate o per finalità disciplinari; cfr. punto 1, lett. g)).

Alla luce delle considerazioni che precedono, la medesima valutazione sotto il profilo della proporzionalità può essere effettuata anche con riferimento ai tempi di conservazione commisurati dal Comune in 30 giorni allo scopo di rendicontazione delle spese del servizio, salva la conservazione in presenza di eventuali obblighi di legge gravanti sul titolare del trattamento (art. 11, comma 1. lett. e), del Codice).

4. Misure di sicurezza.

Il titolare, in relazione al trattamento dei dati effettuato, a tutela dei diritti degli interessati è tenuto a configurare il sistema in modo da consentire l'accesso ai dati trattati al solo personale autorizzato, tramite l'assegnazione di credenziali di autenticazione differenziate, individuando profili autorizzativi personalizzati e limitando quanto più possibile l'assegnazione di profili con funzionalità di modifica ed estrazione dei dati (cfr. Provv. 19.10.2017, doc. web n. 7321142, par. 4).

5. Altri adempimenti relativi al trattamento dei dati.

Resta fermo che il titolare del trattamento, prima dell'inizio dei descritti trattamenti - come del resto, per alcuni aspetti, già rilevato nell'istanza - è tenuto in base alla normativa vigente a:

a. fornire agli interessati un'informativa comprensiva di tutti gli elementi contenuti nell'articolo 13 del Codice  e a rendere chiaramente riconoscibili agli interessati i trattamenti che intende effettuare (art. 11, comma 1, lett. a), del Codice);

b. adottare le misure di sicurezza previste dagli articoli 31 ss. del Codice al fine di preservare l'integrità dei dati trattati e prevenire l'accesso agli stessi da parte di soggetti non autorizzati;

c. predisporre misure al fine di garantire agli interessati l'esercizio dei diritti previsti dagli articoli 7 e seguenti del Codice;

d. effettuare la notificazione al Garante ai sensi degli articoli 37 e ss., qualora il trattamento abbia effettivamente inizio prima del 25 maggio 2018 (tenendo conto che tale adempimento non sarà più dovuto in data successiva al 25 maggio p.v.).

Si tenga comunque presente che, a decorrere dal 25 maggio 2018, data di applicazione del Regolamento (UE) 2016/679, il titolare del trattamento in ossequio al principio di responsabilizzazione di cui all'articolo 24 dovrà valutare autonomamente la conformità del trattamento che intende effettuare alla disciplina vigente, verificando il rispetto di tutti i principi in materia nonché la necessità di effettuare, in particolare, una valutazione di impatto ex articolo 35 del citato Regolamento ovvero attivare la consultazione preventiva ai sensi dell'articolo 36 del Regolamento medesimo.

6. Adempimenti previsti dalla legge per i datori di lavoro.

Resta fermo inoltre che ciascun Comune dovrà adempiere agli obblighi previsti dalla disciplina lavoristica (ai sensi dell'art. 4, della Legge 20 maggio 1970, n. 300) con riferimento ai dipendenti impiegati nel Servizio di Polizia locale svolto in forma associata.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

ai sensi dell'articolo 17 del Codice, a conclusione della verifica preliminare, ammette il trattamento di dati personali da parte del Comune di Cava Manara – Servizio di polizia locale, in qualità di titolare del trattamento, mediante il sistema di localizzazione geografica dei veicoli affidati agli operatori della polizia locale, illustrato nei termini di cui in motivazione, e prescrive che il Comune, quali misure necessarie, debba:

a) adottare misure organizzative preordinate alla effettiva cancellazione dei dati idonei ad identificare gli interessati (contenuti nelle tabelle di presa in carico) entro e non oltre la decorrenza del termine previsto (punto 3.2.);

b) configurare il sistema in modo da consentire l'accesso ai dati trattati al solo personale autorizzato, tramite l'assegnazione di credenziali di autenticazione differenziate, individuando profili autorizzativi personalizzati e limitando quanto più possibile l'assegnazione di profili con funzionalità di modifica ed estrazione dei dati (punto 4).

Ai sensi degli articoli 152 del Codice e 10 del decreto legislativo n. 150 del 2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all'autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all'estero.

Roma, 29 marzo 2018

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Soro

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia